Što Je Upravljanje Ugovorima?

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-08-25 03:47

• Upravljanje ugovorima je kada netko preuzme odgovornost upravljanja ugovorima za zaposlenike ili dobavljače ili druge strane.
• Menadžeri ugovora trebaju pravno znanje da bi precizno vodili postupak upravljanja ugovorom.
• Nisu sve tvrtke postavile menadžere ugovora, ali velike obrambene tvrtke ili tvrtke koje često rade s vladom obično koriste upravitelje ugovora.

Upravljanje ugovorima je zanemareni oblik upravljanja. Menadžeri često komuniciraju sa zaposlenicima, a neke od tih rasprava i situacija prirodno se odnose na nadoknadu. Neki od tih razgovora odnosit će se na upravljanje ugovorima. Inače, tvrtke moraju upravljati ugovornim ugovorima s drugim poduzećima. Ne govori se puno, ali upravljanje ugovorima je važna poslovna tema. Ako niste sigurni kako funkcionira postupak upravljanja ugovorima, važno je razumjeti osnove.

Upravljanje ugovorima postupak je upravljanja stvaranjem, izvršavanjem i analizom ugovora radi postizanja maksimalnog operativnog i financijskog učinka organizacije, a istovremeno smanjujući financijski rizik. Organizacije se susreću sa sve većom količinom pritiska da smanje troškove i poboljšaju rad tvrtke. Upravljanje ugovorima pokazalo se vrlo dugotrajan element poslovanja, što olakšava potrebu za učinkovitim i automatiziranim sustavom upravljanja ugovorima.

Osnove upravljanja ugovorima

Kad dvije tvrtke žele poslovati međusobno, u ugovoru su određene aktivnosti koje su obje organizacije započele i uvjeti kroz koje će svaka ispuniti svoje dijelove sporazuma. Ugovori utječu na profitabilnost poslovanja na vrlo značajan način zbog naglaska na prihodima i rashodima.

Kad je ugovor loše fraziran, jedna organizacija može izgubiti bezbroj tisuća dolara zbog jednostavne tehničke sposobnosti za koju su nedostajali resursi za prepoznavanje. Učinkovito upravljanje ugovorima može u konačnici stvoriti snažan poslovni odnos i otvoriti put ka većoj profitabilnosti na duži rok, ali samo ako se pravilno upravlja. Dobra je ideja da u rasprave o upravljanju ugovorima uključite pravni odjel ili odvjetnika. Precizno formulacija ugovora ključna je za upravljanje ugovorima.

Upravljanje ugovorima odnosi se i na upravljanje različitim ugovorima sa freelancerima ili zaposlenicima. Oni povremeno zahtijevaju upravljanje i promjene koje pomažu obema stranama.

Općenito, upravljanje ugovorima uključuje nekoliko ključnih faza. Postoje rane faze ili faze prije dodjele nagrada. To je sve posao koji se odvija prije nego što se nekomu dodijeli ugovor, bilo da se radi o poslu ili zaposleniku. Srednja faza je kada se postupak dodjeljuje. To uključuje svu papirologiju da bi se sporazum završio. Treće, tu je faza nakon dodjele nagrada. Ovdje dolazi puno upravljanja i održavanja ugovora.

Te su tri osnovne faze jednostavan način gledanja upravljanja ugovorima u tri faze, ali postupak je složeniji od toga i može se promatrati u više faza, ovisno o detaljnosti pogleda koji gledate. O dubljem pregledu procesa raspravljat ćemo kasnije.

Elementi uspješnog upravljanja ugovorima

Nije dovoljno da organizacija ima profesionalce koji se bave upravljanjem ugovorima. Zaposlenici se moraju povećati prisutnošću procesa i softverskih pratilaca kako bi zadovoljili sve veće usklađenosti i analitičke potrebe. Kada se strategija upravljanja ugovorom uspješno provede, organizacije mogu očekivati da će vidjeti:

• Očekivane poslovne koristi i financijski povrat se ostvaruju.
• Dobavljač je kooperativan i odgovara potrebama organizacije.
• Organizacija ne nailazi na sporove ili iznenađenja u ugovoru.
• Pružanje usluga je zadovoljavajuće za obje strane.

Aktivnosti koje uključuju dobro upravljanje ugovorima

Osnova upravljanja ugovorima temelji se na provedbi uspješnih aktivnosti nakon dodjele i uzvodno. Tijekom faze prije dodjele zaposlenika trebali bi se usredotočiti na razlog sklapanja ugovora i može li dobavljač ispuniti uvjete ugovora.

Potrebna je dodatna pažnja kako bi se shvatilo kako će ugovor funkcionirati jednom kada je dodijeljen. Izbjegavanje neželjenih iznenađenja zahtijeva pažljivo istraživanje i jasnoću svrhe u stvarnom ugovoru.

Upravljanje ugovorima zahtijeva razinu fleksibilnosti za obje uključene strane i spremnost da prilagodi uvjete ugovora tako da odražavaju promjenjive okolnosti. Problemi su neizbježni, što znači da organizacije moraju biti spremne za neočekivano i po potrebi moći prilagoditi uvjete ugovora.

Faze upravljanja ugovorima

Ugovori igraju značajnu ulogu u krizi na kraju tromjesečja i raščlanjeni su u faze radi organiziranja napora i strukturiranja tipičnog postupka ugovora. Ako se obavi ručno, stvaranje ugovora može se pokazati dugotrajno. Postupak uključuje nekoliko sljedećih koraka:

1. Početni zahtjevi. Postupak upravljanja ugovorom započinje identifikacijom ugovora i odgovarajućih dokumenata koji podupiru svrhu ugovora.
2. Autorski ugovori. Ručno pisanje ugovora dugotrajna je aktivnost, ali korištenjem automatiziranih sustava upravljanja ugovorima proces može postati prilično pojednostavljen.
3. Pregovara o ugovoru. Po završetku sastavljanja ugovora, zaposlenici bi trebali biti u mogućnosti usporediti verzije ugovora i primijetiti sve razlike kako bi se smanjilo vrijeme za pregovore.
4. Odobrenje ugovora. Primjer u kojem se javlja najviše uskih grla dobiva odobrenje uprave. Korisnici se protiv toga mogu prevladavati stvaranjem prilagođenih radnih tijekova odobravanja, uključujući paralelne i serijske odobravanja kako bi se odluke kretale brzim tempom.
5. Izvršenje ugovora. Izvršenje ugovora omogućava korisnicima kontrolu i skraćivanje postupka potpisivanja korištenjem podrške za elektronički potpis i faks.
6. Upravljanje obvezama. To zahtijeva veliku količinu upravljanja projektima kako bi se osiguralo da ključne dionice postižu rezultate, a vrijednost ugovora se ne pogoršava tijekom njegovih ranih faza rasta.
7. Izmjene i dopune. Prikupljanje svih dokumenata koji se odnose na početnu izradu ugovora težak je zadatak. Kad se pronađu previdjeni predmeti, moraju postojati sustavi za izmjenu izvornog ugovora.
8. Revizija i izvještavanje. Upravljanje ugovorom ne podrazumijeva samo sastavljanje ugovora, a zatim ga gurnuti u podnožnicu bez razmišljanja. Revizija ugovora važna je za utvrđivanje usklađenosti obje organizacije s uvjetima sporazuma i eventualnih problema koji mogu nastati.
9. Obnova. Korištenje ručnih metoda upravljanja ugovorima često može rezultirati propuštenim mogućnostima obnove i izgubljenim poslovnim prihodima. Automatiziranje procesa omogućuje organizaciji prepoznavanje mogućnosti obnove i stvaranje novih ugovora.

Veliki dio upravljanja ugovorima svodi se na rukovanje s ovih devet koraka. Upravljanje životnim ciklusom ugovora je kritično. Kako različite vrste ugovora prolaze kroz različite faze, menadžeri ugovora moraju pratiti eventualne promjene ili kršenja ugovora. Ako je zaposlenik ili posao nezadovoljan njihovim ugovorom, možda bi bilo vrijedno izmijeniti ugovor. Važno je slijediti ugovorne obveze, a istovremeno osigurati da obje strane ugovora budu sretne.

Tijekom postupka upravljanja ugovorima često se događa kada upravljanje životnim ciklusom postaje važno. Učinkovitost dobavljača i upravljanje rizikom važna su razmatranja tijekom upravljanja ugovorima. Na primjer, ako prodavač ne ispuni svoje ugovorne obveze, možda ćete trebati preraditi ugovor ili provesti neku disciplinsku mjeru.

Softver za upravljanje ugovorima

Iako je tradicija uobičajeno ručno upravljati ugovorima putem mapa za pohranu mapa i datoteka, praksa je ograničena neučinkovitostima koje mogu samo umanjiti ukupnu učinkovitost organizacije.

Integriranje s automatiziranom uslugom upravljanja ugovorima može osloboditi bezbroj radnih sati i automatizirati bezbroj procesa povezanih s upravljanjem ugovorom, stvarajući tako veću vrijednost za tvrtku.

"Softver za upravljanje ugovorima pohranjuje ključne podatke o ugovorima koji se odnose na pružatelje usluga, najmovima i licencnim ugovorima", rekao je Robert Powell, izvršni direktor i osnivač Rob Powell Biz bloga. "Opća svrha softvera za upravljanje ugovorima je usmjeriti administrativne zadatke stvaranjem centraliziranog i jedinstvenog zapisa za procese svakog ugovora."

Korištenje softvera za upravljanje ugovorima može olakšati nadzor složenih ugovora bez oslanjanja samo na papirologiju.

"Najvažniji aspekt softvera za upravljanje ugovorima je taj što omogućuje zaposlenicima na više lokacija pristup ugovorima na jednom mjestu", rekao je Powell.

Kako postati voditelj ugovora

Ne nude sva sveučilišta diplomu o upravljanju ugovorima, ali neke škole to čine. Dobivanje tog obrazovanja jedna je od mogućnosti, ali postoje i drugi stupnjevi poslovanja koji vas usrećuju za uspjeh u industriji. Odatle želite dodati iskustvo upravljanja ugovorima u nekom obliku.

"Sa diplomom i nekoliko godina iskustva u tom području, možete se prijaviti i testirati za certificiranje putem NCMA (Nacionalnog udruženja za upravljanje ugovorima)", rekao je Jared Weitz, izvršni direktor i osnivač United Capital Source. "Uz obrazovanje i vjerodajnice, voditelj ugovora mora imati čvrste komunikacijske i pismene vještine te oštro za organizaciju i upravljanje rokovima."

Također može biti korisno steći zvanje pravnika. Pravno znanje je od presudnog značaja za upravljanje ugovorima. Upravljanje ugovorima i pregovaranje oslanjaju se na pravno znanje i stručnost.

Ako želite postati menadžer ugovora s punim radnim vremenom, dobra je ideja povezati se s drugim menadžerima ugovora kako biste naučili kako su ušli u svoju trenutnu ulogu. Ne postoji nitko postavljen način postati voditelj ugovora, ali važno je poslovno iskustvo kada postanete voditelj ugovora.

Koliko novca zarađuje upravitelj ugovora?

Razumljivo je, plaća za voditelja ugovora ovisi o kvalifikacijama i mjestu. Prema PayScale-u, prosječna godišnja plaća menadžera ugovora je 80.151 USD. Stranica navodi Northrop Grumman Corporation, Accenture i Raytheon Co. kao nekoliko najtrofejnijih tvrtki za menadžere ugovora.

Ugovorni rukovodioci mogu također raditi do višeg menadžera ugovora, direktora ugovora ili administratora ugovora. Analitičar ugovora je još jedan uobičajeni put karijere u polju upravljanja ugovorima.

Donja linija

Menadžeri ugovora pomažu upravljati pravnim i financijskim aspektima ugovora s tvrtkama ili zaposlenicima. Za tvrtke koje sklapaju često ugovorne ugovore, zapošljavanje menadžera za ugovore može biti dobra ideja.