Logo hr.businessdailytoday.com
Kako Poboljšati Produktivnost U Videokonferencijskim Pozivima
Kako Poboljšati Produktivnost U Videokonferencijskim Pozivima

Video: Kako Poboljšati Produktivnost U Videokonferencijskim Pozivima

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Video: Женский Стендап - Как называть мужчину-бревно? 2023, Siječanj
Anonim

Između loših internetskih veza, dosadne buke u pozadini, a sudionici koji ne znaju o čemu se razgovara i izvantermitivni razgovori, video konferencijski poziv može brzo pobjeći s tračnica.

Sa daljinskim radom u usponu, video konferencije brzo su postale način izbora sastanaka za mnoge organizacije. Joe Manuele, izvršni direktor pružatelja usluga video konferencija Highfive, rekao je da su konferencijski pozivi subparni jer ne daju sudionicima priliku da vide one koji govore i dobiju puni smisao onoga što se govori.

"Ako se neko vidi licem u lice u videozapisu, osigurava da može komunicirati verbalno i neverbalno i stvoriti unutarnji osjećaj za udaljene pozivatelje koji im omogućava da se osjećaju ugodno i u potpunosti sudjeluju", rekla je Manuele.

Kao i kod bilo koje druge vrste sastanaka, ni ovdje niko ne želi sjediti tamo gdje se ništa ne postiže. Sve videokonferencije koje održavate trebale bi biti plodna upotreba svih vremena.

"Hosting produktivnih video sastanaka od presudne je važnosti u današnjem trenutnom radnom okruženju", rekla je Manuele. "Kad sastanci postanu grozni, oni dovode do frustracije za sve koji su uključeni i rasipaju novac za posao."

Nažalost, rekao je, video sastanci su često neproduktivni. Istraživanje provedeno u istraživanju Highfive otkrilo je da je za pokretanje tipičnog video poziva potrebno osam minuta, dok dvije trećine ispitanih ima razgovore sa problemima sa zvukom. Sveukupno je samo 17% radnika zadovoljno sa svojim videokonferencijskim sustavima.

"To znači da se današnji radnici osjećaju zatrpano kada njihova tehnologija ne radi - a još više kada sami sastanci nisu produktivni", rekao je Manuele.

Napomena urednika: Tražite li pravu uslugu videokonferencija za svoju tvrtku? Ispunite donji upitnik kako bi se naši prodajni partneri kontaktirali s vašim potrebama

widget za kupca

Da bismo vam pomogli ugostiti produktivne video sastanke, potražili smo savjet onih koji redovito ugošćuju i sudjeluju u tim vrstama sastanaka. Evo 10 savjeta koji su ponudili o tome kako najbolje povećati produktivnost u video sastancima.

1. Ponudite različite mogućnosti usluge

Kao savjetnik za male tvrtke i komunikacije, Rob Swystun sudjeluje u brojnim video konferencijama. Da bi se sastanci odvijali bez problema, on je fleksibilan u softveru za video konferencije. Na primjer, neki klijenti više vole Skype, dok drugi koriste Zoom.

"Uvijek ostavljam klijentima da odaberu kako im je ugodno", rekao je Swystun. "To jamči da neće biti prepirke i gubljenja vremena s uslugom koja im nije poznata."

2. Odaberite ispravnu postavku

Christopher Westfall Sr., vlasnik tvrtke MedicareAgentTraining.com, rekao je da je odabir mirne i prikladne lokacije presudan za one koji ugošćuju ili sudjeluju u videopozivima izvan radnog mjesta.

"Okružje u kojem će se sudionik povezivati ​​na sastanku je važno", rekao je Westfall. "Bebe koje plaču, psi laju, djeca koja trče kroz kuću nisu povoljna za produktivnu razmjenu."

3. Budite na vrijeme

Shannon DeJong, vlasnica i izvršna direktorica House of Who, rekla je da ima puno izgubljenog vremena kada se pokojnici pridruže i daju obaveznu ispriku.

"Za to su potrebni znatni napori, budući da je točnost duboko ukorijenjena u kulturi tvrtke, a osobito je vidljiva kod unutarkompanijskih poziva", rekla je.

Da bi razvio točne navike video konferencija, DeJong predlaže da sastanci započnu u pet sati, ili u neko drugo vrijeme, kako bi ljudi više pazili na vrijeme početka. Rekla je da će u opis dnevnog reda staviti „Počinjemo točno u 9:01“ili „Molimo budite točni“.

"Ako je preciznost teška, ionako započnite sastanke i ugradite kulturu 'ne kasnite, ali ako to učinite, uđite mirno' kako biste izbjegli sve sitne razgovore i isprike", rekao je DeJong.

4. Koristite prave alate

Alati za video konferencije poput kamera za 360 stupnjeva, dijeljenje ekrana i domaćini virtualnih sastanaka pomažu osigurati da svi zaposlenici mogu pratiti što se događa i ostati angažirani, rekao je Frank Weishaupt, izvršni direktor Owl Labs.

"Ali što je najvažnije, ovi će alati pomoći udaljenim sudionicima da se osjećaju kao da su u sobi, umjesto da lete na zidu", rekao je. "Udaljeni sudionici imaju veću vjerojatnost da će doprinijeti sastanku kada ne osjećaju kao da je njihova prisutnost prošlost."

5. Provjerite radi li tehnološki pravilno

Dave Crenshaw, savjetnik za produktivnost i vođstvo i instruktor LinkedIn Learninga, rekao je da je, kako bi se osiguralo da sastanak počne na vrijeme i teče nesmetano, važno osigurati da konferencijska služba ispravno radi prije početka sastanka.

"Osigurajte da je vaše lice vidljivo i jasno, da možete dijeliti zaslon za jednostavnu suradnju i da se pozadinski šumovi svode na minimum u tihom, privatnom prostoru", rekao je.

6. Uključite svoj videozapis

Prečesto sudionici video konferencija tijekom sastanaka ne uključuju svoj video stream. Suz O'Donnell, voditeljica portfelja u Točki B, rekla je da je to velika pogreška.

"Cijeli razgovor se mijenja kada je i vaše lice na snimci", rekla je. "Možete vidjeti međusobne izraze, osjećati se više kao tim i to će spriječiti gotovo sve u obavljanju više zadataka."

O'Donnell je rekao da je obavljanje više zadataka znatno teže kada vas drugi mogu vidjeti. "To znači da vaša radna snaga na daljinu ne može biti na sastanku s vama dok također provjerava e-poštu, dovršava proračunsku tablicu ili provjerava njihov telefon. To će ubiti produktivnost vaše organizacije."

7. Neka svi budu zanemareni

Pozadinska buka može biti posebno ometajuća tijekom videokonferencijskog poziva. Zato Ciara Hautau, vodeći digitalni marketinški strateg u Fueledu, smatra da je presudno da svi isključe svoj zvuk kad ne govore.

"Ne možete zamisliti stvari koje čujemo u pozadini: drugi zaposlenici razgovaraju, ljudi tipkaju, ulični šum itd.", Rekla je. "Super je odvraćati pozornost. Osigurajte da je jedina osoba koja ima zvuk osoba koja govori. To pomaže održavanju sastanka usredotočenije i svi mogu jasno čuti i komunicirati."

8. Imajte dnevni red

Priprema dnevnog reda i njegovo slanje prije sastanka korak je koji skoro svaki savjet stručnjaka za video konferenciju. Postavljeni dnevni red omogućava svima koji su prisutni točno znati o čemu će se raspravljati. Na taj se način mogu pripremiti za bavljenje tim temama.

Daniela Andreevska, direktorica marketinga u Mashvisoru, rekla je kako dnevni red pomaže ljudima da se pripreme za sastanak i prate raspravu.

"Za maksimalnu produktivnost preporučuje se imati ne samo teme koje trebate preraditi, već i koliko dugo planirate ostati na svakoj", rekla je. "Ovo će sudionicima pokazati važnost svakog broja i razinu detalja u kojima želite razgovarati."

9. Stavite nekoga na zaduženje

Da bi se sastanak mogao organizirati u cijelosti i završiti s određenim rezultatima, morate imati jednu osobu koja je zadužena za raspravu, navodi Andreevska.

"Ovo ne mora nužno biti osoba koja je domaćin ili koja ga je organizirala", rekla je. "Zadatak možete delegirati svom kolegi s najviše stručnosti u pitanju koji je fokus sastanka."

U skladu s tim, domaćin bi trebao koordinirati s tom osobom kako bi pomogao u pripremi programa, rekla je.

"Na početku sastanka, ako ste domaćin, započnite sastanak uvođenjem teme i odgovorne osobe, a zatim pustite njega ili nju da vodi odande", rekla je Andreevska. "Naravno, ako vidite da sastanak gubi fokus, možete intervenirati, ali pokušajte svoje intervencije svesti na minimum."

10. Neka to bude profesionalno

Jedan od načina da se održavaju video konferencije produktivnim je zadržati se na temi i ograničiti brbljanje koje nije povezano s radom, rekao je Carlo Borja, šef mrežnog marketinga za Time Doctor.

Popularno po temi