Logo hr.businessdailytoday.com
Stvorite Ured Bez Papira Digitalizacijom Svojih Procesa
Stvorite Ured Bez Papira Digitalizacijom Svojih Procesa

Video: Stvorite Ured Bez Papira Digitalizacijom Svojih Procesa

Отличия серверных жестких дисков от десктопных
Video: Marijan Pavliček o licemjerstvu Peović i "Možemo", Orešković o prodanoj duši HDZ-u iz redova oporbe 2023, Siječanj
Anonim

Tehnološkim napretkom 21. stoljeća stvaranje ureda bez papira postalo je vrlo ostvariv cilj. Iako vam za tranziciju ureda treba vremena i resursa, prednosti odlaska bez papira daleko su veće od nedostataka.

Marty Basher, stručnjak za organizaciju kuće za ModularClosets.com, rekao je da stvaranje ureda bez papira može pomoći ne samo okolišu već i vašem poslovanju.

"Odlazak bez papira odličan je način bržeg pristupa dokumentima, povećanja organizacije, osiguravanja dokumenata sigurnim uz mogućnost šifriranja, uštede prostora, uštede vremena, uštede novca i [i] omogućavanja dijeljenja dokumenata širom svijeta i širom svijeta", rekao je Basher za Business Vijesti svakodnevno.

Iako ćete možda trebati da sačuvate neke materijale iz pravnih ili povijesnih razloga, možete umanjiti trag okoline zahvaljujući obilju mobilnih aplikacija, mrežnog softvera i platformi za digitalno pohranjivanje.

Smanjivanje papirnatih dokumenata zahtijeva planiranje. Započnite s definiranjem što "bez papira" znači za vaše poslovanje i stvorite realne, ostvarive ciljeve. Postavljanje pametnih ciljeva povećava vaše šanse za uspješan prijelaz. Možete postaviti ove ciljeve identificiranjem procesa papira koji još postoje i tko su korisnici teškog papira.

Prijelaz učinite postupnim

Prijelaz u ured bez papira treba vremena. To bi trebao biti spor, postupan proces. Polagano spajanje omogućit će vam da pravilno provodite nove postupke i dati zaposlenicima vremena da se prilagode. Možda će vam trebati da neki bezpapirni sustavi rade u tandemu sa vašim starim sustavima tijekom razdoblja prilagodbe.

Na primjer, Samuel Johns, voditelj ureda i stručnjak za ljudske resurse u Resume Genius, predložio je smanjenje količine papira koji svaki zaposlenik može ispisati koristeći sustav kreditiranja dok ne dosegne nulu.

"Imajte na umu, nemoguće je očekivati ​​da će vaša tvrtka u potpunosti prestati koristiti papir", rekao je Johns. "Ljudi još uvijek trebaju ispisati neke stvari, poput prevara za prečace na tipkovnici ili plana za sjedenje kako bi se mogli sjetiti tko sjedi gdje. Umjesto toga, težite za smanjenjem od 80 ili 90 posto."

Iako će tranzicija trajati vrijeme i možda nećete u potpunosti ispuniti svoj cilj, ulažite stalne napore da uvedete zaposlenike u digitalne alternative, odvodeći ih od papira što je više moguće.

Uključite svoje zaposlenike

Stvaranje ureda bez papira nije posao za jednu osobu. Budući da su potrebni napori cijelog vašeg tima za stvaranje uspješne tranzicije, vaši zaposlenici trebaju biti uključeni u proces donošenja odluka. Zatražite prijedloge digitalnih platformi i ohrabrite povratne informacije tijekom tranzicije. Na kraju dana, vaši zaposlenici su ti koji moraju živjeti s novim sustavom i prilagođavati se njemu.

"Možete zabaviti što zelenije pada", rekao je Basher. "Imajte natjecanja u najboljim idejama i potaknite inovacije. Otpad znači cijenu, zato im dopustite da im se vrate bonusi. Stablo koje danas spremaju može biti ček koji dobiju sutra - naravno elektronički ček."

Stvorite uredsko okruženje koje uključuje promjene. Reciklirajte i ograničite potrošnju papira ponovnim ispisom na nepovjerljive dokumente ili dvostranim ispisom. Razmislite o načinima kako tranziciju učiniti opuštenim i produktivnim procesom.

Napomena urednika: Tražite informacije o softveru za upravljanje dokumentima? Ispunite donji upitnik kako bi se naši prodajni partneri kontaktirali s vašim potrebama

widget za kupca

Pregledajte i digitalizirajte svoje poslovne procese

Mnogi dijelovi vašeg poslovnog modela mogu se digitalizirati. Međutim, prema Cory Porteousu, direktoru marketinga i ulaznog poslovnog razvoja u Office Interiorsu, unutar svake organizacije obično postoji nekoliko procesa koji čine većinu rasipnog tiskanja. Otkrijte koji su glavni krivci i prvo se usredotočite na njih.

" Na temelju rezultata vaše procjene ispisa odaberite jedan poslovni postupak koji generira većinu vašeg ispisa, a zatim napravite detaljnu analizu", rekao je Porteous. "Pregledom samo jednog poslovnog procesa odjednom, moći ćete izbjeći preopterećenje svog tima i pronaći bolje rezultate."

Računovodstvo, potpisivanje dokumenata, praćenje troškova te praćenje vremena i posjećenosti među glavnim su poslovnim funkcijama koje se mogu digitalizirati. Evo nekoliko softvera i usluga za svaku kategoriju koji vam mogu pomoći u radu bez papira.

Računovodstveni softver: Ovaj softver omogućuje vam sigurno praćenje i praćenje financija vašeg poslovanja.

  • FreshBooks
  • QuickBooks
  • Xero

Za više informacija pogledajte naše najbolje ponude za računovodstveni softver.

Usluge e-potpisa: Umjesto da zahtijevate pisani potpis na papiru, usluge e-potpisa omogućavaju vašim zaposlenicima i kupcima da dokumente digitalno potpisuju.

  • Adobe Reader
  • Hightail
  • pregled

Aplikacije za praćenje troškova: Možete digitalno organizirati i nadzirati troškove svog malog poduzeća pomoću aplikacije za praćenje troškova.

  • slagati se
  • Expensify
  • Wally

Za više informacija pogledajte ovih pet aplikacija za praćenje troškova.

Digitalni sustavi radnog vremena i posjećivanja: Možete digitalno pratiti sate zaposlenika pomoću sustava za vrijeme i pohađanje posjeta.

  • Stratustime
  • TSheets
  • uAttend

Za više informacija pogledajte naše najbolje tipove za sustav za vrijeme i prisustvo.

Promijenite svoje navike upravljanja dokumentima

Promjena načina izrade i upravljanja dokumentima može umanjiti trag okoline. Koristite digitalne alternative bez papira.

"U većini poduzeća jedan je od glavnih razloga zašto ljudi ispisuju dokumente ili ispunjavanje regulatornih zahtjeva za vođenje evidencije ili kako bi ih kasnije mogli uputiti", rekao je Porteous. "Oba se razloga mogu riješiti učinkovitim sustavom upravljanja dokumentima."

Neke glavne poslovne funkcije koje se mogu izmijeniti su skeniranje, faksiranje i upravljanje dokumentacijom. Skeniranje i faksiranje dokumenata može biti izvrstan način za dobivanje digitalne kopije vaših podataka. Odatle možete koristiti usluge upravljanja dokumentacijom bez papira kako biste uvećali svoju digitalnu prisutnost.

Aplikacije za skeniranje: S aplikacijama za skeniranje možete skenirati bilješke, dokumente, slike i više, tako da su sve na jednom digitalnom mjestu.

  • CamScanner
  • Evernote moguće skeniranje
  • FineScanner

Usluge faksiranja: Pomoću usluga faksiranja možete slati i primati faksove putem e-pošte i pohranjivati ​​ih u digitalnom obliku.

  • GotFreeFax
  • Nextiva
  • RingCentral

Za više informacija pogledajte naše najbolje ponude za mrežne usluge faksa.

Softver i usluge za upravljanje dokumentima: Bez obzira na to da li se odlučite za host ili oblak, sustav za upravljanje dokumentima može djelovati kao ormar za digitalno arhiviranje.

  • eFileCabinet
  • FileHold Express
  • M-datoteke

Za više informacija pogledajte naše najbolje ponude za softver i usluge za upravljanje dokumentima.

Napomena urednika: Tražite informacije o softveru za upravljanje dokumentima? Ispunite donji upitnik kako bi se naši prodajni partneri kontaktirali s vašim potrebama

widget za kupca

Iskoristite oblak

Prikladna opcija za rad bez papira je korištenje aplikacija temeljenih na oblaku. Ove platforme omogućuju vam stvaranje, spremanje i pristup informacijama putem oblaka, za razliku od fizičkih dokumenata ili internog poslužitelja.

Izrada sigurnosne kopije dokumenata pomoću uglednih aplikacija utemeljenih u oblaku može umanjiti vaše mogućnosti gubitka podataka. Oblak vam također omogućuje stvaranje zajedničkih datoteka u kojima više radnika može raditi na istom projektu odjednom.

Iako su neke platforme besplatne, poput Google Pokreta i Microsoft OneDrive-a, druge se naplaćuju. Istražite svoje mogućnosti prije nego što odaberete platformu za pohranu i izradu sigurnosnih kopija podataka. Nakon prelaska na aplikaciju koja se temelji na oblaku, sve odgovarajuće fizičke datoteke i papiri mogu se reciklirati. Porteous je, međutim, naglasio važnost potrebne pažnje prije nego što je uveo drastične promjene.

"U većini jurisdikcija kopija dokumenta koja se temelji na oblaku ispunit će sve zahtjeve usklađenosti, ali trebali biste provjeriti lokalno zakonodavstvo prije nego što uništite dokumente potrebne za poštivanje propisa", rekao je Porteous.

Ovo su neke platforme temeljene na oblaku za pohranu bez papira:

  • BigMIND by Zoolz
  • CARBONITE
  • Vozim

Za više informacija pogledajte naše najbolje ponude za rješenja za pohranu u oblaku.

Prebacite se na naplatu bez papira

Primanje pomoći od vanjskih institucija, dobavljača itd. Može biti od presudne važnosti za stvaranje ureda bez papira. Zatražite bankovne izvode bez papira, razgovarajte s dobavljačima o opcijama digitalne fakture i informirajte kupce o e-porukama s narudžbama.

Ove opcije bez papira mogu vam pomoći organizirati i pratiti knjigovodstvo. Uz to možete skenirati primitke na pametni telefon i uvesti ih u svoju knjigovodstvenu softversku aplikaciju za izvještaje o troškovima ili podnošenje poreza.

"Gotovo sve tvrtke, komunalije i banke već imaju sustav za fakturiranje elektroničkim putem i virtualno slanje izvoda", rekao je Basher. "Sve što trebate učiniti je pitati. Ako je to manja tvrtka kojoj je potreban potisak da je postavi, zatražite da im fakture pošalje e-poštom umjesto da je pošalju."

Uložite napore da kontaktirate davatelja usluga u vezi s tim promjenama možete poboljšati način poslovanja.

Formirajte nove navike i pratite svoje promjene

Iako je vaš prirodni instinkt možda zgrabiti olovku i komad papira, uz malo rada, okretanje opcijama bez papira može brzo postati uobičajena praksa. Ne bojte se prihvatiti napredak tehnologije.

Dok vaša tvrtka prelazi u ured bez papira, pratite svoje promjene. Basher je predložio korištenje pisača s kodovima za praćenje uporabe i izradu grafikona koji bilježi vaše najbolje štediše i najgore prekršitelje. Kad vidite da se nove navike počinju oblikovati, nagradite dobro ponašanje.

Ne zaboravite da unaprijedite svoj napredak prema potrebama vašeg poslovanja. Odabir realnih ciljeva pomoći će vam da svoj ured pratite i napredujete.

Naučite se birati digitalne usluge kad god možete - ali nemojte na to. Možda će trebati vremena, ali s vremenom će se osjećati kao druga priroda.

Popularno po temi