Anonim

Sustavi radnog vremena i posjećenosti mogu poslužiti tvrtkama na brojne načine, no s toliko izbora, teško je shvatiti koji će najbolje odgovarati vašim potrebama. Ako tražite sustav termina i posjeta za 2019. godinu, evo svega što trebate znati o tome što su, što nude i kako odabrati.

Ako već znate što tražite, posjetite našu stranicu s najboljim odabirom da biste vidjeli koje preporučujemo, kao i cjelovit popis taktova sustava koji bi mogao raditi za vas.

Što su sustavi radnog vremena i posjećenosti?

Sustavi za vrijeme i pohađanje posjeta omogućuju zaposlenicima da se prijavljuju i odjave elektroničkim putem preko satnih točaka, računala spojenih na internet, mobilnih uređaja i telefona. Neka rješenja nude i mogućnost prodiranja u poruke i putem tekstualnih poruka, programa društvenih medija poput Twittera i drugih komunikacijskih programa, poput Slack-a. Kad zaposlenik napusti ili odjavi, podaci se odmah prenose u softver koji ga može bez problema uvesti u rješenje za obračun plaća.

Ovi sustavi ne mogu samo pratiti kada zaposlenici dolaze i odlaze. Oni također prate mobilne zaposlenike putem geolokacije i geofitinga, upravljaju plaćenim radnim vremenom (PTO), kreiraju raspored zaposlenika, pružaju detaljna izvješća o radu i u stvarnom vremenu daju podatke o tome tko radi, tko nije, tko se kasno pojavio i tko se približava tijekom vremena.

Sustavi radnog vremena i pohađanja nude uslugu samoposluživanja koja omogućuje zaposlenicima da samostalno rješavaju brojne zadatke za praćenje vremena, uključujući pregled radnog vremena, trenutni i budući raspored te obračune PTO-a.

Mnogi od tih sustava nude rješenja utemeljena na oblaku i lokalno. Lokalni sustavi pohranjuju se na poslužitelje u vašoj tvrtki, dok sustave temeljene na oblaku smještaju vaš pružatelj usluga za vrijeme i posjete i pristupaju im na mreži.

Za i protiv

Najveća prednost ovih digitalnih sustava jest eliminiranje potrebe za ručnim vremenskim karticama. Sve se vrijeme prikuplja elektronički, s izračunima za vas. To smanjuje mogućnost pogreške i oslobađa osobu koja je bila odgovorna za uvrštavanje svih tih podataka da radi na drugim zadacima.

Još jedna pozitivna stvar je to što ti sustavi upravljaju svim vašim vremenskim potrebama - prisustvo zaposlenika, PTO i zakazivanje - u jednom programu. To može biti i isplativo i povećati produktivnost, jer zaposlenici neće gubiti vrijeme na prebacivanje između različitih programa kako bi zatražili slobodno vrijeme ili pogledali njihov raspored.

Najveća mana sustava za praćenje vremena je ta što su oni skuplji od stare ručne metode u kojoj zaposlenici svakodnevno zapisuju svoje sate ili probijaju na papirnoj vremenskoj kartici. Drugi mogući nedostatak je taj što oni često prisiljavaju poslodavce da suzbiju percepciju da je zamolba zaposlenika da prate svoje vrijeme oblik upravljanja upravljanjem.

Napomena urednika: Tražite informacije o sustavu vremena i posjeta? Upotrijebite upitnik u nastavku, a naši prodavački partneri kontaktirat će vas kako bi vam pružili potrebne informacije:

widget za kupca

Troškovi

Struktura troškova sustava za posjedovanje vremena i posjeta ovisi o tome odaberete li rješenje temeljeno na oblaku ili lokalno. Sustavi temeljeni na oblaku imaju manje tekuće mjesečne troškove, dok lokalni sustavi imaju veće jednokratne naknade.

Pomoću lokalnih sustava sve troškove plaćate unaprijed. Možete očekivati ​​da ćete platiti nekoliko stotina do nekoliko tisuća dolara za softver, licence za svakog zaposlenika i instalaciju. Nakon toga ne postoje mjesečne naknade za uslugu. Međutim, jednokratni troškovi obično ne uključuju trajnu podršku ili ažuriranja softvera.

Za sustav temeljen na oblaku većina usluga naplaćuje naknadu po korisniku koja se kreće u rasponu od 1 do 10 USD po zaposlenom mjesečno. Neke usluge također procjenjuju osnovnu mjesečnu naknadu ili minimalnu mjesečnu naknadu.

Neki davatelji naplaćuju jednokratnu naknadu za postavljanje i implementaciju. Za razliku od lokalnog sustava, međutim, sve nadogradnje i podrška softvera uključuju se u vaše mjesečne troškove.

Drugi trošak koji bi mogao imati bilo koju opciju je vremenski sat. Mnogi sustavi radnog vremena i posjećivanja rade s različitim vremenskim intervalima. Ove vremenske blokade mogu raditi s PIN-ovima, prelaskom prsta ili oznakama blizine ili biometrijskim podacima kao što su otisci prsta ili skeniranje lica. Složenost sata koji odaberete odredit će troškove. Cijene se obično kreću od nekoliko stotina za osnovni sat do nekoliko tisuća za sofisticirani biometrijski sat.

Što tražiti u sustavu za vrijeme i posjećenost

Uz toliko mnogo sustava na tržištu, može biti teško znati koji je pravi za vaše poslovanje. Kad kupujete sustav, stručnjaci kažu da treba potražiti nekoliko stvari:

  • Fleksibilne mogućnosti praćenja vremena: Potražite sustav koji omogućava zaposlenicima da snose svoje sate na više načina, poput računala povezanog s internetom, pametnim telefonom, tabletom, vremenskim satom, telefonom ili tekstualnim porukama.
  • Točno računanje vremena: Najbolji sustavi za sudjelovanje u radnim satima i satima osiguranja osiguravaju da poslodavci plaćaju svoje zaposlenike prema stvarnom vremenu rada, a ne satima koje planiraju raditi.
  • Praćenje za sva vremena: Obavezno odaberite sustav koji vodi računa o svim vašim vremenskim potrebama, a ne onaj koji samo omogućuje zaposlenicima da se izbočavaju i šalju. To uključuje čitav raspored zaposlenika i upravljanje PTO-om. Pored toga, za tvrtke koje naplaćuju klijentima koliko dugo rade na njihovim projektima, možda želite sustav koji nudi praćenje posla, koji bilježi koliko dugo zaposlenici rade na određenim projektima.
  • Kompatibilnost s mobilnim uređajima : Budući da mnogi zaposlenici i menadžeri rade izvan ureda, želite da je sustav kompatibilan s mobilnim uređajima tako da je dostupan s bilo kojeg mjesta. To uključuje rješenja koja ne samo da udaljenim radnicima omogućuju prijavu i odjavljivanje, već i praćenje njihovih lokacija kako bi poslodavci znali da rade od mjesta na kojem trebaju biti. Geotehnologija može biti izuzetno vrijedna za poslodavce ili ograničavati mjesta na kojima zaposlenici mogu ulaziti i odlaziti ili bilježiti točne lokacije na kojima započinju i završavaju svoju smjenu.
  • Jednostavnost upotrebe: Traži sustav koji je jednostavan za uporabu, ima nesmetano sučelje i omogućuje samoposluživanje zaposlenika. Sustav ne bi trebao biti težak za učenje i ne bi trebao zahtijevati sate treninga.
  • Integracije: odaberite sustav koji se integrira s aplikacijama i softverom koji već koristite, kao što su HR i programi za plaće.
  • Proaktivna upozorenja: Neki sustavi pružaju obavijesti kada zaposlenici prilaze radnom vremenu ili zaboravljaju na sat ili izlazak. Ovo može biti korisno u kontroli troškova.
  • Značajke praćenja revizije : Mogućnost pregledavanja originalnih podataka vremenskog rasporeda, zajedno sa svim promjenama koje je izvršio upravitelj ili nadzornik, može biti važna u slučaju revizije.

Sada kada ste se upoznali s osnovama, možda ćete biti spremni donijeti odluku o tome koji će vam sat vremena i sati pohađanja pomoći. Da biste saznali o mogućnostima za koje mislimo da su najbolje za razne vrste poslovanja, pogledajte naše najbolje odabranike za vrijeme i sustave posjećivanja.

Često postavljana pitanja o vremenu i posjećenosti

Još uvijek imate pitanja o sustavu vremena i pohađanja? Evo nekoliko pitanja i odgovora koji vam mogu pomoći u odluci.

P: Kako se sustavi za vrijeme i posjećenost razlikuju od tradicionalnih satnica i vremenskih kartica?

O: Najveća je razlika što je sve digitalizirano i automatizirano. Tradicionalne satnice i vremenske kartice zahtijevaju ručno unošenje podataka za sve. Sustavi radnog vremena i posjećivanja samo zahtijevaju da pritisnete gumb da bi se svi podaci sinkronizirali sa vašim softverom. Taj se softver tada bez problema integrira s rješenjem za obračun plaća. Ovo eliminira duplikate unosa i nagađanja. Osim toga, sustavi za vrijeme i pohađanje evidentiraju sate, šifre posla i informacije o stankama i PTO digitalno i u stvarnom vremenu.

P: Koje su vrste vremenskih satova kompatibilne sa sustavima za pohađanje vremena i pohađanja?

O: Više nema jednostavnih vremenskih blokova. Današnje vremenske blokade prikupljaju vrijeme na nekoliko različitih načina, uključujući putem perch kartica, magnetskih kartica za prstom, barkodova, PIN-ova i biometrija poput otisaka prstiju ili skeniranja lica.

P: Postoji li razlika između vremena i posjeta i biometrijskog sustava?

O: Svaki sustav za sudjelovanje u vremenu i satima koji radi s biometrijskim satom je biometrijski sustav. Budući da gotovo svako rješenje za posjećivanje vremena i posjeta koje radi s fizičkim satima nudi biometrijske mogućnosti, između njih je vrlo mala razlika. Biometrijske satne satnice obično koriste tvrtke zabrinute zbog probijanja prijatelja.

Jedini sustavi za evidenciju radnog vremena koji nemaju biometrijske mogućnosti su oni koji ne uključuju biometrijske vremenske blokove, umjesto da se oslanjaju na računala i mobilne uređaje kako bi se zaposlenici pretukli u i van. Međutim, čak i neki od tih sustava sada nude skenere otiska prsta koji se uključuju u računala ili koriste programe koji fotografiraju zaposlenike s računalnom kamerom kao način da se ugrade biometrijske mogućnosti.

P: Morate li koristiti vremenski sat sa sustavom za pohađanje posjeta i posjeta?

O: Ne. Neke tvrtke preferiraju da zaposlenici prijavljuju i šalju samo putem računala, mobilne aplikacije ili telefona. Ako se vremenski sat ne koristi, možete smanjiti troškove jer mogu koštati od nekoliko stotina do nekoliko tisuća dolara svaki.

P: Da li su sustavi radnog vremena i posjeta dobri samo za tvrtke sa zaposlenima po satu?

O: Iako se može činiti da su sustavi radnog vremena i pohađanja potrebni samo za tvrtke sa zaposlenima na satu, tvrtke sa zaposlenima na plaći mogu iskoristiti i niz koristi od toga. Sustav koji prati koliko dugo zaposlenici rade na određenim projektima može pomoći u projekcijama rada. Uz to, tvrtke s zaposlenima na plaći mogu cijeniti aspekte upravljanja PTO u sustavu.

P: Kako sustavi radnog vremena i pohađanja djeluju za udaljene zaposlenike?

O: Ovi sustavi koriste GPS tehnologiju za nadgledanje udaljenih zaposlenika putem mobilnih uređaja. Neki sustavi koriste geofiting kako bi ograničili mjesto na kojem zaposlenici mogu ulaziti i izlaziti, dok drugi koriste geolokaciju kako bi zabilježili točno gdje su radnici kad prolaze i izlaze. Sustavi također mogu upotrebljavati geolokaciju za praćenje zaposlenika tijekom cijelog dana, a ne samo tamo gdje započinju i završavaju smjenu.

P: Kako se sustavi za vrijeme i posjećenost integriraju sa sustavima za plaću?

O: Sustavi radnog vremena i posjećivanja integriraju se sa sustavima za plaće omogućujući vam prijenos podataka o vremenu i posjećenosti u vaš program obračuna sa pritiskom na gumb. To smanjuje pogreške i pojednostavljuje cijeli proces obračuna plaća.

P: Kako sustavi radnog vremena i posjeta upravljaju slobodnim vremenom?

O: Sustavi radnog vremena i posjećivanja upravljaju PTO na nekoliko načina. Oni mogu pratiti koliko su slobodni radnici zaradili i iskoristili, kao i obračunske odmore zbog bolovanja, odmora, tuge i bilo koje druge vrste slobodnog vremena koje zaposlenici mogu dobiti.

Neki sustav i vrijeme za sudjelovanje također upravljaju postupkom zahtjeva i odobravanja. To omogućuje zaposlenicima da slobodno vrijeme traže izravno unutar sustava, a menadžeri mogu odobriti ili odbiti te zahtjeve.

Ako mislite da je sustav za posjetu i vrijeme za vas, preporučujemo vam da provjerite naše najbolje ponude.