Kako Poboljšati Etiketu Konferencijskog Poziva

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-11-26 12:33

Konferencijski pozivi mogu pružiti odličnu priliku za suradnju sa suradnicima ili klijentima. Međutim, ako se ne provode pravilno, mogu završiti pogoršanjem onih koji su uključeni. Bez obzira na to mora li slušati dosadnu pozadinsku buku ili jedan pozivatelj koji monopolizira sastanak, ako se ne pridržavaju pravilnog etiketa tijekom konferencijskog poziva, oni koji slušaju svrbež mogu brzo spustiti.

Barbara Mitchell, savjetnica za ljudske resurse i upravljanje i autorica knjige Velika knjiga o ljudskim resursima i Priručnika o bitnim sukobima na radnom mjestu, rekla je da su konferencijski pozivi vrijedan alat u sve virtualnijem poslovnom svijetu.

"Iako se može činiti da je konferencijski poziv samo još jedan telefonski poziv, to nije", rekao je Mitchell. "Konferencijski pozivi trebaju neke smjernice da bi bili uspješni."

Prethodna istraživanja ureda za zapošljavanje Roberta Halfa OfficeTeam otkrila su da su razgovori o drugima, ne obraćanje pažnje i ispiranje previše buke među najvećim kršenjima etiketa konferencijskog poziva. Konkretno, gotovo 40 posto zaposlenika u studiji reklo je da više sudionika koji razgovaraju istovremeno najviše odvraća ponašanje u konferencijskom pozivu, dok jedna četvrtina korisnika poziva s prekomjernom pozadinskom bukom najviše iritantno.

Joanne Blake, stručnjakinja za poslovnu etiketu i izvršna direktorica Style for Success, rekla je da je priprema ključ za vođenje produktivnog konferencijskog poziva.

"Mnogo promašaja koji slijede može se eliminirati ako su osnovna pravila postavljena unaprijed ili se povremeno pregledavaju", rekla je.

Napomena urednika: Ako tražite informacije koje će vam pomoći u odabiru usluge web konferencija koje odgovaraju baš vama, koristite donji upitnik da bi vam naša sestrinska stranica BuyerZone besplatno pružila informacije od raznih dobavljača

widget za kupca

Poboljšanje konferencijskih poziva

Pobrinite se da svi koji su u pozivu imaju dnevni red jedan su od načina da se osigura neometan poziv. Domaćin sastanka trebao bi odrediti dnevni red i podijeliti ga sa sudionicima prije sastanka, prema Blakeu. Pored toga, prisutni trebaju potrošiti vrijeme pregledavajući dnevni red prije početka sastanka.

Mitchell se složio da je agenda važna. "Tražite stavke dnevnog reda, a zatim ga pošaljite najmanje 24 sata unaprijed kako bi svi bili spremni", rekla je.

Jednom kada sastanak započne, važno je da svi znaju tko govori. Jacqueline Whitmore, stručnjakinja za poslovnu etiketu i osnivačica The Protocol School of Palm Beach, rekla je da to može biti izuzetno frustrirajuće za one koji slušaju da ne znaju tko govori.

"Ako razgovarate s nekim tko nije upoznat s vama ili s ljudima u vašoj tvrtki, korisno je znati tko govori", rekao je Whitmore. Rekla je da kad drugi ne znaju tko ste, prije nego što podijelite svoje misli, trebali biste reći: "Ovo je [vaše ime]." Ne morate to činiti svaki put kad razgovarate tijekom poziva, rekao je Whitmore, ali barem u početnim fazama.

Kao što je pokazalo istraživanje OfficeTeam-a, pozadinski šum je još jedan od velikih konferencijskih poziva promašaj. Blake je rekao da domaćini i sudionici konferencijskog poziva trebaju pažljivo odabrati lokaciju na koju pozivaju.

"Odaberite mirnu lokaciju bez obzira jeste li sudionik ili osoba koja predsjeda pozivu", rekla je. "Ako se čuju pozivi iz kućnog ureda, čuju se lajanja pasa i djece koja trče uokolo, zato zatvorite vrata i koristite gumb za isključivanje zvuka kad ne govorite."

Whitmore je rekao da bi sudionici trebali razumjeti kako kontrolirati glasnoću kako ne bi ometali zvukove tijekom sastanka.

"Želite blokirati bilo kakvu buku u okolini", rekla je. "Pobrinite se da svi znaju kako koristiti svoj gumb za isključivanje zvuka."

Također je važno osigurati da je netko zadužen za sastanak. To ne bi trebalo biti situacija za sve, rekao je Mitchell. Ona predlaže pozivu tko će inicirati poziv.

"Ako ćete donositi odluke o ovom pozivu, zamolite nekoga da vodi bilješke, a zatim mu pošalje daljnju e-poštu s onim što je dogovoreno, baš kao i ako se sastajete licem u lice", rekao je Mitchell.

Drugi ključni prigovor konferencijskih poziva je da ponekad sudionici nisu u potpunosti angažirani. Mnogi vjeruju da, budući da ih se ne može vidjeti, poput sastanka licem u lice ili na video sastanku, mogu sudjelovati u drugim zadacima, kao što su rad na drugim zadacima, jedenje, kucanje ili riffing preko ladica, rekao je Blake.

"Ako vas ometaju, možete se spotaknuti kad su pozvani da govore", rekla je.

Obavijestite sve da li morate rano prekinuti poziv.

"Ako iz nekog razloga morate prekinuti poziv, obavjestite facilitatora da odlazite, tako da vas ne zovemo i gubimo vrijeme", rekao je Mitchell.

Na kraju, želite održati sastanak u onoj dužini u kojoj je predviđen. Važno je poštivati svačije vrijeme i završiti se u zadano vrijeme.

"To se smatra nepoštivanjem", rekao je Blake kako nije na vrijeme završio konferencijske pozive. "To utječe na produktivnost i može vas natjerati da nađete kao lošeg upravitelja vremena."

Važnost etiketa konferencijskog poziva

Važno je pripremiti se za etiketu vašeg konferencijskog poziva jer, usprkos porastu videokonferencija, Whitmore ne vidi da će konferencijski pozivi uskoro prestati.

"To je vrlo korisno sredstvo", rekao je Whitmore. Dodala je da se ne osjećaju svi ugodno korištenjem video tehnologije, dok za konferencijske pozive treba samo uzeti telefon i birati neke brojeve.

"Ovisno o razini tehnologije vaših sudionika, oni možda ne znaju kako ih koristiti (usluge video konferencija)", rekao je Whitmore. "Dakle, konferencijski pozivi su vrlo jednostavni za angažiranje svih ljudi. Mnogo je lakše."

Ako imate osip zbog lošeg ponašanja i neproduktivnih konferencijskih poziva, Mitchell predlaže sastavljanje radne skupine koja će smisliti način na koji će pozivi raditi dalje.