Logo hr.businessdailytoday.com

Kako Odabrati Skener Dokumenata Za Vaše Poslovanje

Sadržaj:

Kako Odabrati Skener Dokumenata Za Vaše Poslovanje
Kako Odabrati Skener Dokumenata Za Vaše Poslovanje
Video: Kako Odabrati Skener Dokumenata Za Vaše Poslovanje
Video: Šta je ePoslovanje i koje su njegove prednosti? 2023, Veljača
Anonim

Uz široku uporabu tehnologije među malim poduzećima, upravljanje dokumentima dragocjen je alat za tvrtke u 2019. Premještanje papirnatih dokumenata u internetske datoteke daje vašoj papirologiji i važnim dokumentima još jednu razinu sigurnosti i zaštite. Ako vaše poslovanje već nije, dobra je ideja premjestiti fizičke papire u digitalni format kako biste bolje zaštitili svoje dokumente koji napreduju.

Čuvanje dokumenata premještanjem u digitalni oblik smatra se najboljom praksom, ali za to je potrebna odgovarajuća oprema. Skeneri dokumenata su jedna od ključnih komponenti hardvera dobrog upravljanja dokumentima.

Što je skener dokumenata?

Skeneri dokumenata su uređaji koji pretvaraju dokumente u digitalne podatke. Ti se skeneri najčešće koriste u poslovnim postavkama za pretvaranje važnih dokumenata u digitalne podatke. Skeneri dokumenata mogu se koristiti u malim postavkama ili velikim poduzećima. Postoje mnoge vrste skenera dokumenata koji omogućuju korisne alate za širok spektar poduzeća.

Napomena urednika: Tražite li sustav upravljanja dokumentima za svoju tvrtku? Ako tražite informacije koje će vam pomoći da odaberete onaj koji je najprikladniji za vas, koristite donji upitnik da bi naša sestrinska stranica, BuyerZone, besplatno pružila informacije od raznih dobavljača:

widget za kupca

Dok tvrtke i pojedinci pokušavaju premjestiti datoteke u digitalne formate za čuvanje, skeneri dokumenata igraju ključnu ulogu u tom procesu. Možda nisu najglamuroznija kupovina, ali vaše bi poduzeće trebalo istražiti prije nego što odlučite koji je skener najbolji za vašu strategiju upravljanja dokumentima.

Prije kupnje skenera dobro je shvatiti kako ćete upravljati dokumentima. Naš vodič za kupnju sustava za upravljanje dokumentima dobar je resurs za pregled prije detaljnog istraživanja skenera dokumenata.

Vrste skenera dokumenata

prenosiv

Prijenosni skeneri dokumenata rade manje i jeftinije od desktop skenera. Možete pronaći prijenosne skenere do 50 USD za ručne modele i bliže 100 USD za one koji nisu dovoljno mali da bi bili ručni. Najskuplji prenosivi skeneri inčni su bliži rasponu od 300 USD.

Kao što ime govori, prijenosni su skeneri jednostavni za transport. Ako ste vani na improviziranom poslovnom sastanku, skener možete brzo izvaditi iz torbe i digitalno spremiti dokumente koje pregledavate. Prijenosni skener djeluje kao učinkovita alternativa brisanju telefona i snimanju nekoliko fotografija radi spremanja dokumenata.

Različite vrste prijenosnih skenera uključuju ručne, bežične i sklopive skenere. Vrijedno je napomenuti da kvaliteta skeniranja može varirati ovisno o skeneru koji koristite. Skuplji bežični modeli mogu stvoriti slike veće razlučivosti od ručnog skenera koji košta manje od 100 USD. Kao i kod većine poslovnih odluka, najbolja kupovina ovisi o potrebama vašeg poslovanja. Ako skenirate stotine ili tisuće dokumenata tjedno, mali prijenosni ručni skener vjerojatno nije najučinkovitiji izbor. Također može savršeno funkcionirati za manje tvrtke. Odluka ovisi o vašim potrebama i analizi troškova i koristi.

Pros:

  • Mala veličina može biti savršena za manje tvrtke
  • Manje skupi od desktop skenera
  • Jednostavan za transport

Cons:

  • Nije idealan za skeniranje velikih količina dokumenata
  • Rezolucija / kvaliteta slike može biti lošija nego na stolnim skenerima
  • Nije dobra opcija za neka velika poduzeća

Desktop

Desktop skeneri razlikuju se od prijenosnih skenera po tome što su mnogo veći i nepomični. Nećete htjeti vući masivni stolni pisač po gradu kako biste skenirali dokumente na sastanku. Iako to možda nije idealno za neke tvrtke, veliki skeneri dokumenata za desktop nude i brojne prednosti.

Značajke desktop skenera mogu uključivati ​​velike brzine ispisa i automatizaciju. Neki skeneri za radne površine također mogu ispraviti pogreške. Na primjer, ako stavite dokument na jedan način i stavite sljedeću stranicu naopako, uređaj može prepoznati pogrešku i još uvijek sve ispravno ispljunuti rotiranjem stranice ili slika. To može uštedjeti puno glavobolja velikim firmama.

Brzina skeniranja i mogućnost skeniranja s obje strane dvostrane slike dvije su velike prednosti mnogih skenera za stolne dokumente. Iako su ovi skeneri skuplji - mnogi napredni modeli koštaju više od 400 dolara - prednosti mogu biti ogromne za veće operacije.

Pros:

  • Brzo skeniranje
  • Veliki izbor značajki
  • Idealno za veće tvrtke

Cons:

  • glomazan
  • Cjeniji od prijenosnih skenera dokumenata
  • Može biti previše komplicirano za manje tvrtke

Različite vrste skenera za radne površine uključuju ploče, listove i poslovne skenere. Neki modeli skenera za dokumente dizajnirani za poduzeća mogu prelaziti 5000 USD.

cijena

Cijene skenera dokumenata uvelike se razlikuju na temelju nekoliko čimbenika. Uzmite u obzir sljedeća područja dok pokušavate procijeniti realnu cijenu skenera dokumenata:

  • Prijenosni nasuprot radnoj površini
  • Brzina ispisa
  • Veličina skenera
  • upotreba
  • Tvrtka koja prodaje skener

Prijenosni skeneri dokumenata su uglavnom manji i jeftiniji. Dobri su za one u pokretu. Desktop skeneri dokumenata su veći i skuplji. Obično daju vrijednost ljudima koji skeniraju masovne količine dokumenata unutar vlastitog uredskog prostora.

Veće tvrtke trebale bi se pripremiti potrošiti blizu 1000 ili više dolara na skenere za stolne dokumente. Konačna cijena ovisi o značajkama skenera, ukupnoj veličini i složenosti. Ako tražite skener dokumenata za korporativnu operaciju, cijene mogu prelaziti 5000 USD po skeneru. Također je lako pronaći skenere dokumenata koji se prodaju za više od 400 USD, iako su ti modeli dizajnirani za tvrtke manje od velikih tvrtki.

Manje tvrtke mogu potrošiti samo 50 dolara na funkcionalni i učinkovit prijenosni ručni skener dokumenata. Poduzeća srednje veličine bez većih potreba za skeniranjem mogu se odlučiti za veće prijenosne skenere koji se prodaju za 200 dolara. Odluka u konačnici ovisi o tome što vaše poslovanje treba od skenera dokumenata. Tvrtke koje skeniraju puno dokumenata i slika vjerojatno će htjeti potražiti skenere dokumenata za radne površine. Manji postupci koji se oslanjaju na slike i skeniranje, poput male tvrtke za fotografiranje, također mogu odlučiti da je vrijedno investirati u desktop skener dokumenata.

Najčešća pitanja o skenerima dokumenata

Upravljanje dokumentima i skeniranje dokumenata mogu biti zbunjujući koncept za nekoga tko nije upoznat s procesom ili industrijom. Ako tražite dodatne upute, razmotrite ta pitanja prilikom pokretanja pretraživanja skenera dokumenata.

P: Mogu li mala poduzeća imati koristi od kupnje skenera dokumenata?

O: Skeneri dokumenata nisu potrebni za svaku tvrtku, ali mala tvrtka može imati koristi od tog alata, posebno ako tvrtka često skenira dokumente.

P: Što mogu očekivati ​​da ću platiti za skener dokumenata?

O: To ovisi o vrsti skenera koji kupujete. Prijenosni skeneri dokumenata mogu se kretati od 50 do 300 dolara, dok stolni skeneri za dokumente mogu biti od 300 do 400 dolara za jeftini model do nekoliko tisuća dolara za teški model.

P: Je li skener dokumenata jednostavan za korištenje?

O: Složenost varira ovisno o skeneru. Općenito su skeneri dokumenata jednostavni za upotrebu, a postupak biste trebali pribaviti već nakon prvih nekoliko korištenja.

P: Gdje da potražim kako bih kupio skenere dokumenata?

O: Brother, Fujitsu, Kodak, Canon i Epson sve su cijenjene tvrtke koje prodaju uslužne skenere dokumenata. I druge tvrtke nude dobre opcije; nema potrebe oslanjati se samo na tih pet. Brza pretraga skenera dokumenata Google može donijeti mnoge mogućnosti od različitih vjerodostojnih tvrtki.

P: Da li je za moju tvrtku potreban interni skener dokumenata?

O: Nije nužno. Ako nemate velikih potreba za skeniranjem dokumenata, treba napraviti argument za posjet FedEx-u, Staples-u, UPS-u ili sličnoj lokaciji za skeniranje dokumenata. S druge strane, ako možete priuštiti skener dokumenata, dodatna pogodnost i ušteda u budućnosti mogu biti vrijedni početnih troškova.

Nedostaci kupnje skenera dokumenata

Postoji nekoliko uvjerljivih razloga za izbjegavanje kupnje skenera dokumenata za vaše poslovanje.

  • Nema potrebe: ako vam ne treba redovito skenirati dokumente, skener može biti nepotreban poslovni trošak.
  • Visoka cijena: Neke manje tvrtke mogu se sramiti trošenja nekoliko stotina (ili tisuća) dolara na skener dokumenata.
  • Ograničenja prostora: Tvrtka koja radi izvan prostora za zajednički rad ili malog ureda možda nema prostora za jednostavno dodavanje skenera dokumenata, posebno većih verzija.

Popularno po temi