Logo hr.businessdailytoday.com
Odabir Sustava Upravljanja Dokumentima: Vodič
Odabir Sustava Upravljanja Dokumentima: Vodič
Video: Odabir Sustava Upravljanja Dokumentima: Vodič
Video: RUSIJA IMA ODGOVOR! - LAZANSKI OTKRIO STA PUTIN SPREMA POSLE SASTANKA SA BAJDENOM!: Ti kauboji ce... 2023, Veljača
Anonim

Sjećate li se dana kada su ormarići podmetali svaki zid ureda? Ili je i dalje slučaj da papirnati zapisi uzimaju vrijedne četvrtaste snimke i otežavaju organizaciju? Srećom, u današnjem digitalnom svijetu imamo softver za upravljanje dokumentima koji poboljšava organizaciju i dostupnost svih dokumenata tvrtke.

Ali odakle početi pri odabiru sustava upravljanja dokumentima? Uostalom, to je prepuno polje s puno različitih dobavljača. Ovaj će vam vodič pomoći da razumijete osnove sustava upravljanja dokumentima i pružiti vam mapu puta za postupak nabave. Također, ako želite odabrati pouzdan uži izbor, uvijek možete provjeriti naše najbolje ponude za softver za upravljanje dokumentima.

Što je sustav upravljanja dokumentima?

Sustavi za upravljanje dokumentima u osnovi su elektronički ormari za arhiviranje koje vaša organizacija može koristiti kao temelj za organiziranje svih digitalnih i papirnatih dokumenata. Sve papirnate kopije dokumenata mogu se jednostavno prenijeti izravno u sustav za upravljanje dokumentima pomoću skenera. Često sustavi za upravljanje dokumentima omogućuju korisnicima unošenje metapodataka i oznaka pomoću kojih se mogu organizirati sve pohranjene datoteke.

Većina softvera za upravljanje dokumentima ima ugrađenu tražilicu koja korisnicima omogućuje brzu navigaciju čak i do najširijih knjižnica dokumenata kako bi pristupili odgovarajućoj datoteci. Spremanje osjetljivih dokumenata? Ne brinite - većina sustava za upravljanje dokumentima ima postavke dozvola, osiguravajući samo odgovarajuće osoblje pristup privilegiranim informacijama.

Ovo su neke od najvažnijih značajki upravljanja dokumentima:

  • Pohrana raznih vrsta dokumenata, uključujući datoteke za obradu teksta, e-poštu, PDF-ove i proračunske tablice
  • Pretraživanje po ključnim riječima
  • Dozvoljen pristup određenim dokumentima
  • Alati za praćenje kako bi vidjeli koji korisnici pristupaju dokumentima
  • Alati za verziju koji prate uređivanje dokumenata i obnavljanje starih verzija
  • Kontrole koje reguliraju kada se zastarjeli dokumenti mogu izbrisati
  • Podrška za mobilne uređaje za pristup, uređivanje i dijeljenje dokumenata

Napomena urednika: Tražite li sustav upravljanja dokumentima za svoju tvrtku? Ako tražite informacije koje će vam pomoći da odaberete onaj koji je najprikladniji za vas, koristite donji upitnik da bi naša sestrinska stranica, BuyerZone, besplatno pružila informacije od raznih dobavljača:

widget za kupca

Odabir ispravnog sustava za upravljanje dokumentima započinje preciznom procjenom vaših organizacijskih potreba. Jedan od najvećih izbora koji ćete morati poduzeti odmah je li želite lokalno rješenje ili rješenje temeljeno na oblaku. Svaka vrsta sustava nudi jednaku funkciju, ali postoji nekoliko ključnih razlika u načinu održavanja i pohranjivanja podataka.

Sustav za upravljanje dokumentima u prostorima

Lokalno rješenje zahtijeva korištenje vlastitih poslužitelja i prostora za pohranu, što znači da trebate sami održavati svoje održavanje. Odgovorni ste i za sigurnost svih svojih podataka, stoga je važno to stvoriti sigurnosnu kopiju. Ova opcija obično ima smisla za veće tvrtke sa posvećenim informatičkim resursima zbog viših tehničkih zahtjeva, ali i stavlja vas u izravnu kontrolu nad vlastitim sustavom. Tehnička podrška i ažuriranja softvera od dobavljača obično ovise o tome da li stalno obnavljate godišnji paket pretplate.

Pros: Najveća je korist sustava za upravljanje dokumentima koji se nalazi u domaćinstvu ta što ste uvijek u kontroli svog sustava i ne oslanjate se ni na koga drugoga da ga nastavi i radi. Niste ovisni ni o internetu. Ako vaša internetska veza padne, i dalje imate pristup svim dokumentima.

Nedostaci: Slaba strana je velika prethodna cijena, kao i dodatni godišnji troškovi ažuriranja softvera. Osim toga, na vama je da provjerite imate li prikladan sigurnosni sustav jer vaše datoteke ne pohranjuju se automatski u oblak. Druga moguća negacija je to što ne rade svi sustavi s vlastitim hostom s Windows i Mac računalima; mnogi su kompatibilni samo s jednim ili drugim.

Sustav upravljanja dokumentima utemeljen na oblaku

Softver utemeljen na oblaku je domaćin vašeg davatelja i dostupan je vašoj organizaciji na mreži. Obično rješenja utemeljena na oblaku naplaćuju mjesečnu ili godišnju naknadu, što uključuje sva održavanja i ažuriranja softvera. Ovisno o odabranom sustavu i značajkama koje vam trebaju, cijene za sustave temeljene na oblaku mogu se kretati od nekoliko dolara po korisniku mjesečno do više od 100 dolara.

Pros: Najveće prednosti su to što vam nije potreban IT tim da bi instalirao softver i održavao ga pravilno te da nema nekih velikih dodatnih troškova. U ove se sisteme možete uključiti s bilo kojeg mjesta gdje je on-line dostupan i nema potrebe za sigurnosnim kopijama datoteka jer se automatski spremaju u oblak.

Nedostaci: Vi ste na milosti svog davatelja usluga da bi sustav nastavio raditi. Ako vaš davatelj ima problema sa svojim podatkovnim centrom, to vam može spriječiti pristup datotekama dok se situacija ne riješi. Pored toga, ako internetska veza ne uspije, nećete moći doći do datoteka. Cloud rješenja obično imaju ograničenja za pohranu.

Najčešća pitanja o sustavu upravljanja dokumentima

Sustavi za upravljanje dokumentima mogu biti rašireni i složeni. Ako još uvijek niste sigurni gdje započeti, razmislite o ovom popisu često postavljanih pitanja.

P: Jesu li sustavi za upravljanje dokumentima vrijedni samo za velike organizacije ili ih i mala poduzeća mogu imati koristi?

O: Iako možda nemaju velik broj datoteka koje rade veće organizacije, mala poduzeća i dalje mogu imati koristi od sustava za upravljanje dokumentima.

P: Često vidim reference na sustave za upravljanje dokumentima, softver za upravljanje dokumentima i rješenja za upravljanje dokumentima. Koje su razlike?

O: Unatoč različitim imenima, svi oni obavljaju iste zadatke. Izrazi se mogu naizmjenično koristiti za opisivanje istih platformi.

P: Koja je razlika između pohrane u oblaku i sustava upravljanja dokumentima utemeljenim na oblaku?

O: Iako oblak za pohranu služi samo kao mjesto za pohranu dokumenata u oblak, sustavi upravljanja dokumentima temeljeni na oblaku mnogo su snažnija rješenja koja pomažu tvrtkama da upravljaju svojim važnim dokumentima.

P: Kako dostavljate dokumente pohranjene u sustavu?

O: Postoji nekoliko načina dodavanja datoteka, poput prijenosa s računala i skeniranja papirnatih dokumenata izravno u sustav.

P: Kako možete pronaći dokumente u sustavu nakon podnošenja prijave?

O: Ovi sustavi nude mnogo načina za brzo pronalaženje dokumenata, uključujući pretraživanjem naslova datoteke, imena autora i trenutka dodavanja u sustav. Osim toga, mnoga od ovih rješenja omogućuju vam pretraživanje sadržaja unutar svake datoteke ili prema vrsti datoteke.

P: Da li sustavi za upravljanje dokumentima rade s drugim programima koje već koristim?

O: Većina sustava imaju integracije za Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks i nekoliko drugih popularnih programa. Neki uključuju i sučelje za programiranje aplikacija (API) koje omogućava prilagođene integracije.

P: Osim što vas više organiziraju, mogu li vam sustavi za upravljanje dokumentima olakšati posao na druge načine?

O: Da, i jedan je način pomoću alata za radni tijek koji pomažu tvrtkama da zadatke i projekte prate. Ovi alati, koji su uključeni u neke sustave, obavještavaju zaposlenike kada je vrijeme da rade na određenim zadacima i pomažu da se zadaci nikad ne izgube u pristigloj pošti zaposlenika.

P: Da li svi korisnici sustava za upravljanje dokumentima imaju pristup svakoj datoteci?

O: Većina sustava za upravljanje dokumentima ima sigurnosna ograničenja koja mogu kontrolirati zaposlenici koji imaju pristup tim datotekama. Na taj način zaposlenici vide samo dokumente koje bi trebali. Na primjer, ugovori o osoblju mogu se postaviti tako da budu dostupni samo osoblju za ljudske resurse, a ne svakom članu organizacije.

P: Što se događa ako katastrofa zadesi moj posao? Jesu li datoteke i dokumenti pohranjeni u sustavu izgubljeni zauvijek?

O: Velika prednost rješenja zasnovanih na oblaku je to što se vaši podaci sigurno pohranjuju izvan mjesta. Međutim, lokalna rješenja često se oslanjaju na vaše vlastite poslužitelje i pohranu, stoga je važno stvoriti sigurnosnu kopiju svih podataka.

Što tražiti u sustavu za upravljanje dokumentima

Pri odabiru sustava za upravljanje dokumentima postoji nekoliko ključnih značajki na koje morate paziti. Raspravite svoje potrebe sa svim predstavnicima prodaje na koje kontaktirate i budite sigurni da ćete dobiti tehničke specifikacije i cijene u pisanom obliku. Preporučujemo da osigurate da svaki sustav za upravljanje dokumentima koji smatrate uključuje sljedeće:

  • Struktura datoteke: Sustav treba ponuditi jednostavnu strukturu datoteka koja se koristi korisnicima, kao što je pristup kabinetu-ladica-mapa.
  • Pretraživanje: Želite širok izbor mogućnosti za brzo pronalaženje datoteka. Trebali biste biti u mogućnosti pretraživati ​​ne samo po nazivu datoteke, već i po sadržaju unutar datoteke, datumu zadnje izmjene, vrsti datoteke i još mnogo toga.
  • Jednostavnost upotrebe: Sustav treba biti jednostavan za upotrebu zaposlenika. Ako je preteško, nećete dobiti potpuni povrat osoblja, što će poremetiti svakodnevne operacije i dovesti do zbrke.
  • Mobilni pristup: Želite sustav upravljanja dokumentima koji je uvijek dostupan putem pametnih telefona i tableta.
  • Integracija: Sustav se treba lako integrirati s programima koje već koristite, kao što su klijent za e-poštu i softver za upravljanje odnosima s klijentima. Pitajte o otvorenim API-jevima kada raspravljate o bilo kojem rješenju s predstavnikom prodaje.
  • Skeniranje: Rješenje treba biti kompatibilno sa širokim brojem skenera.
  • Sigurnost: Sustav bi vam trebao omogućiti da ograničite tko može vidjeti određene mape i datoteke. Trebali biste biti u mogućnosti postaviti dozvole pristupa od strane zaposlenika.

Spremni ste za odabir sustava za upravljanje dokumentima? Slijedi pregled cijele naše pokrivenosti:

  • Najbolji softver i sustavi za upravljanje dokumentima 2019
  • Najbolji sustav niskog troška dokumenata
  • Najbolji cjelokupni sustav upravljanja dokumentima
  • Najbolji sustav za upravljanje dokumentima za male tvrtke
  • Najbolji sustav za upravljanje dokumentima za suradnju

Napomena urednika: Tražite li sustav upravljanja dokumentima za svoju tvrtku? Ako tražite informacije koje će vam pomoći da odaberete onaj koji je najprikladniji za vas, koristite donji upitnik da bi naša sestrinska stranica, BuyerZone, besplatno pružila informacije od raznih dobavljača:

widget za kupca

Popularno po temi