Proračuni za male poduzetnike su uski, posebno što se tiče IT-a. No, tehnološke nadogradnje mogu se brzo platiti poboljšavanjem IT performansi i omogućavanjem zaposlenima da postignu više u kraćem vremenu. Možda je vrijeme da se usredotočite na svoju informatičku imovinu kako biste osigurali da neometano i efikasno posluju.
Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti kako biste bili sigurni da je vaša poslovna tehnologija funkcionalna i suvremena.
Pokrenite najnoviji operativni sustav
Stariji operativni sustavi, poput Microsoftovog Windows 7, imaju potencijalne sigurnosne nedostatke koje hakeri iskorištavaju, čineći sustav ranjivijim na zlonamjerni softver i druge napade. Nije dovoljno pokrenuti trenutni paket zaštite, poput onog koji kombinira antivirusni, špijunski softver i vatrozid, jer sam operativni sustav može sadržavati sigurnosne rupe. S svakodnevnim pokretanjem novih cyber-napada, vaša organizacija može lako postati plijenom napadu otkupnine ili zlonamjernim softverom.
Windows 10, najnoviji Microsoftov operativni sustav za stolna računala, dizajniran je kako bi bio sigurniji od prethodnih verzija. Osim toga, on ima pristojan rok trajanja i trebao bi se pokrenuti baš na hardveru računala koji ste kupili u posljednje tri ili četiri godine. Za njega je potreban procesor od 1 GHz, 1 GB RAM-a i 20 GB slobodnog prostora na tvrdom disku (za 64-bitnu verziju). Vaša računala s operativnim sustavom Windows 7 vjerojatno već zadovoljavaju te specifikacije.
Najnoviji OS omogućuje zaposlenicima da iskoriste niz novih aplikacija i programa koji povećavaju produktivnost. Budući da Windows 10 radi na svim vrstama uređaja, uključujući pametne telefone i prijenosna računala visokog razreda, vaši zaposlenici dobivaju konzistentno korisničko iskustvo bez obzira na to koji uređaj koriste.
Napomena: Microsoft će nastaviti gurati sigurnosne zakrpe i hitne popravke na računala sa sustavom Windows 7 do 14. siječnja 2020. (kada se produži podrška). Saznajte više ovdje.
Ažurirajte hardversku tehnologiju
Tijekom vremena, računala, periferni uređaji i pisači postaju zastarjeli i prelaze se u naslijeđenu klasu. Za vrlo stari hardver (recimo pet ili više godina) možda ćete teško naći upravljačke programe koji podržavaju nove operativne sustave i aplikacije, što dovodi do problema s kompatibilnošću i pouzdanošću.
Jedan od glavnih problema sa naslijeđenim računalima je neadekvatna RAM-a, što može biti glavna bolna točka za korisnike. Web-preglednicima posebno je potrebno puno memorije. Jednostavno otvorite upravitelj zadataka u sustavu Windows i pregledajte pokrenute procese da biste vidjeli koliko više memorije koristi preglednik od većine drugih programa. Mnogi zaposlenici imaju tendenciju da je preglednik otvoren u svakom trenutku, zajedno s drugim softverom, tako da računalo bez dovoljno RAM-a može u velikoj mjeri smanjiti produktivnost zaposlenika, povećavajući razinu frustracije.
Zadržavanje stare opreme u uporabi može se činiti uštedom novca, ali zahtijeva više održavanja nego nova oprema u vidu nadogradnji i popravaka. I čekati da se vaš poslužitelj sruši kako bi ga zamijenili rizično je, što potencijalno vraća vaše poslovanje danima vremena i rezultira gubitkom prihoda. Razmislite o ciklusu nadogradnje svake tri godine za računala ili češće ako to možete priuštiti.
Digitalizirati i centralizirati dokumente
Papirnati dokumenti često su neučinkoviti i ograničavaju dostupnost. Svoj posao učinit ćete uslugom skeniranjem papirnatih dokumenata, poput računovodstvenih, prodajnih i projektnih datoteka, i stavljajući ih na raspolaganje u centraliziranoj mreži tvrtke ili, što je još bolje, u oblaku.
Niska cijena internetske pohrane čini usluge u oblaku dobrom poslovnom vrijednošću, a dokumenti su dostupni 24 sata dnevno sa bilo kojeg računala ili uređaja. Još jedan je plus što ne morate sami održavati sigurnosne kopije. Davatelji usluga oblaka automatski sigurnosno kopiraju vaše podatke kao dio njihovih osnovnih usluga, a spašavanje slučajno izbrisanih podataka slično je preuzimanju datoteka iz korpe za Windows.
Zabrinuti zbog sigurnosti? Uz pravilnu organizaciju mapa možete postaviti jednostavna dopuštenja za korisnike i grupe kako biste onemogućili korisnicima pristup dokumentima koje ne bi trebali vidjeti. [Tražite softver za upravljanje dokumentima? Pogledajte najbolje odabranike Business News Daily.]
Održavajte pouzdanu, brzu mrežu
Brza mrežna veza koja je dostupna 24/7 omogućuje organizacijama pokretanje modernih aplikacija, poput uredskih paketa i softvera za upravljanje odnosima s klijentima, koji bi mogli oporezivati starije, sporije mreže. Zaposlenici cijene optimiziranu mrežnu vezu koja im omogućuje brži dovršetak rada i prelazak na sljedeći zadatak.
Druga važna prednost pouzdane mreže je suradnja. Usluge internetske suradnje omogućavaju osoblju da se koriste glasovnim ili video aplikacijama kako bi se sastajali pojedinačno ili u timovima, a udaljeni zaposlenici osjećaju se kao da su aktivni dio ureda. Mogućnost arhiviranja prethodnih rasprava i njihovog pretraživanja uklanja potrebu za obilnim bilješkama tijekom sastanaka ili dijeljenje detalja putem e-pošte.
