Profesionalni Etiket E-pošte Dos And Don'ts

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-11-26 12:33

Odgovaranje na e-poruke neophodno je u poslovnom svijetu, ali uzimanje vremena za upisivanje promišljenog, uljudnog odgovora svakom može pojesti dobar dio vašeg dana. Google je u Inbox by Gmail i Google Allo dodao značajku pametnog odgovora koja omogućuje e-mailovima da odaberu brze, automatski generirane odgovore predložene za njih na temelju teksta e-pošte.

Iako za to ima vremena i mjesta, brzi, povremeni odgovori na profesionalne e-poruke mogu nam donijeti više štete nego koristi, kaže Sharon Schweitzer, osnivačica Protocol & Etiquette Worldwide-a. Automatizirani odgovori mogu umanjiti veze između pošiljatelja i primatelja, a stvaranje općenitijih, a ne prilagođenih e-poruka može dovesti do pogrešne komunikacije.

Jodi RR Smith, vlasnik poslovnog savjetovanja za etiketu Mannersmith, i Schweitzer podijelili su svoje savjete za održavanje ispravne i profesionalne poruke e-pošte, uključujući neke velike dosjee i zabrane i kada koristiti opcije CC i BCC.

Dos

Učinite: Koristite pravilan pozdrav

Otvaranje adrese e-pošte s "bok" ili "hej" moglo bi biti u redu za kolege s kojima ste prijateljski prijateljski raspoloženi, ali za nove kontakte, Schweitzer je savjetovao da svoju e-poštu započnete pravilnim, poštovanim pozdravom, poput "dobro jutro", "dobar dan, " dobra večer "ili" zdravo."

"Dobar dan "ili" pozdrav "druge su fraze koje se često koriste u međunarodnoj areni", dodala je.

Učini: Ispitati

Prije slanja pobrinite se da pažljivo lektorirate i uredite svoju e-poštu. Trebali biste potražiti pravopisne pogreške, homonime, gramatike i interpunkcijske pogreške, rekao je Smith. Nepažljive pogreške e-pošte samo će izgledati loše prema primateljima.

"Ove pogreške izgledaju neprofesionalno i smanjuju vjerojatnost da će se e-pošta shvatiti ozbiljno", dodao je Schweitzer. "Softver za e-poštu dolazi s mnogim profesionalnim alatima kao što je Provjera pravopisa. Upotrijebite ih."

Činite: Ostanite sažeti

Uvijek je najbolje da e-poruke budu kratke i slatke. E-poruke ne smiju biti kratke kao tekstualne poruke, rekao je Smith, već bi trebali biti oblik brze komunikacije. Ako je vaša e-pošta previše složena, pokušajte je urediti da bude jasnija.

"Primatelji će pročitati samo prvi ili dva retka prije nego se odluče zadržati ili izbrisati [e-poštu], " rekao je Smith. "Budite sigurni da dovoljno dobro kažete ono što trebate reći."

Učinite: Držite mirno

Nikad ne šaljite e-poštu dok ste ljuti ili na neki drugi način osjećate emocije, savjetovao je Smith. Umjesto toga, pokušajte se smiriti, a zatim razgovarajte s osobom kojoj se trebate obratiti licem u lice ili telefonom ako osobni sastanak nije moguć. Ako to učinite, moglo bi vam pomoći da izbjegnete nepotrebne svađe, rekao je Smith.

Don'ts

Nemojte: koristiti jezike

Akronimi i buzzword mogu zbuniti primatelje i učiniti vas neprofesionalnim, rekao je Smith. Držite se pisanja punih riječi i upotrijebite laičke izraze da biste bolje utvrdili svoj stav, iako se iznimke mogu napraviti ovisno o tome kome šaljete e-poštu. Na primjer, akronimi mogu biti prihvatljivi u povremenim internim porukama e-pošte, ali svaka e-pošta koju pošaljete - posebno klijentima - treba biti napisana na jeziku koji je lako razumljiv, rekao je Smith.

Nemojte: nikoga spustite

E-poruke se mogu dijeliti brzo i jednostavno, a postoje posljedice za omalovažavanje drugih u trajnoj digitalnoj komunikaciji. Izbjegavajte da se sramotite - ili još gore, gubite posao - tako da ne budete loše zvali kolege ili poslovne partnere.

"Nikad ne želite reći nešto loše o nekome u e-poruci", rekao je Smith. "Jednostavno je jednostavno za prosljeđivanje i ako ga na kraju pročita netko za koga nije bio namijenjen."

Nemojte: odvajajte loše

Kada pišete profesionalnu e-poštu, uskličnike držite na minimumu. Jedan je uskličnik previše, rekao je Smith. Ostanite interpunkcijski profesionalni, a osim ako niste prijateljski s primateljem, Smith je rekao da biste trebali izbjegavati korištenje emotikona u e-porukama.

"Te male trepćuće ikone namijenjene su tekstualnim porukama", rekao je Schweitzer. "Oni su neprimjereni i neprofesionalni u poslovnoj e-pošti. Emmotikoni mogu preusmjeriti e-poštu u neželjeni filter ili u bezvrijednu poštansku poštu."

Ne: Zaboravite razgovor bliže

Završite svoju e-poštu zaključkom poput "najbolji", "srdačan pozdrav", "iskreno", "hvala" ili nekom drugom prikladnom frazom.

"Obavijestivši primatelja da odgovor nije potreban, ciklus e-pošte se ne nastavlja stalno", rekao je Schweitzer.

Ostale bliže opcije uključuju "nije potreban odgovor", "hvala još jednom", "vidimo se na sastanku" i "molim vas da me obavijestite mogu li mi biti od daljnje pomoći."

Kako pravilno CC i BCC

Alat za kopiranje (CC) i slijepa karbonska kopija (BCC) škakljivi su. Ponekad su korisni, ali ako se nepravilno koriste, mogu biti problematični.

Kad koristite CC značajku, Smith je rekao da ima na umu da je manje više. Također morate razmišljati o tome što šaljete i koliko je to važno drugima.

"Zaista razmislite tko treba biti u petlji u ovoj komunikaciji", rekao je Smith. "Trebaju li im te informacije ili postoji nešto što mogu dodati u razgovor?"

Schweitzer je dodao da su ljudi ponekad toliko ponosni na svoj radni proizvod da dodaju desetak primatelja u CC liniji i zatim se opijaju u središtu svjetla nakon svjetla kad svi komentiraju koliko ili koliko dobro rade. To se može tumačiti kao glatko hvalisanje, krik za pažnju ili egocentričnost, pa CC-ove držite samo onima koji trebaju znati.

Značajka BCC omogućuje vam dodavanje nekoga u razgovor e-poštom, a da drugi ne znaju, pa je malo teže odrediti kada ili je ispravno koristiti ga. Smith je rekao da postoje slučajevi kad je BCC-enje drugih dobra ideja.

• Ako nešto planirate, ali još se svi u razgovoru ne znaju, pomoću BCC-a čuva svačije e-poruke dok ne budu spremni podijeliti ih sa grupom.
• Ako je od vas zatraženo da ispunite zadatak, kada uključite tražitelj preko BCC-a, ona će toj osobi dati do znanja da je zadatak u tijeku.
• Ako se dopisujete s klijentom koji nije zadovoljan, BCC-ov šef će vam osigurati da ga ne iznenadi iznenađenje, ako klijent nazove.

Smith je rekao da je najbolje da one koji ne spadaju u kategoriju "potreba za znanjem" s e-pošte ostavite i smanjite nered u svojoj pristigloj pošti. A ako niste sigurni, Smith je rekao da je najbolji pristup poduzeću pitati osobu koju želite u CC ili BCC žele li biti uključeni.

Više savjeta za poslovni etiket potražite u ovom svakodnevnom vodiču za Business News.