Koji Poslovni Zadaci Zaista Vrijede Vašeg Vremena?

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-11-26 12:33

Kao poduzetnik vjerojatno svakodnevno žonglirate mnoštvom različitih zadataka. Marketing, razvoj poslovanja, korisnička usluga, računovodstvo, web dizajn i ostalo spadaju u vašu nadležnost - ali možda ne bi trebali.

Prema istraživanju organizacije Time Board o upravljanju vremenom, većina vlasnika malih poduzeća radi više sati tjedno nego što bi željela, a većinu tih sati provode radeći u svom poslu, a ne na njemu - to jest trošeći dragocjeno vrijeme iz dana u dan, umjesto da napredujemo i razvijamo posao. Neke stvari za koje su ispitanici rekli da gube najviše vremena uključuju:

• E-pošta
• Administrativne odgovornosti
• Neplanirana komunikacija
• Čekaju se informacije
• Zadaci koje su im djelatnici „prema gore“dodijelili

Poput anketiranih vlasnika tvrtki, Nancy Hua, direktorica tvrtke za optimizaciju mobilnih aplikacija Apptimize, koristila je većinu svog "radnog" vremena za ovakve zadatke i spremila važne zadatke za svoje osobno vrijeme, nakon radnog vremena.

"Ranije sam obavljao svoje svakodnevne zadatke - sastanke, zapošljavanje, administrativne, e-poruke - tijekom uobičajenog radnog vremena, a onda sam od 17 do 13 sati bio kad radim na bilo čemu što je zahtijevalo teže, produbljeno planiranje i strategiranje", rekao je Hua za Business News Daily, "Cijena ovog pristupa je što stalno radite, a često niste u vrhunskom stanju kada radite najvažnije, jedinstveno vrijedne radove."

Čak i ako vode dobro osoblje, poduzetnici imaju tendenciju da ostavljaju puno više posla na svojim tanjurima nego što je potrebno. Zašto ova dilema utječe na toliko mnogo poduzetnika? Potpredsjednik TAB-a David Scarola vjeruje da je stvar neuspjeha delegiranja.

"Većina vlasnika tvrtki ne delegira koliko bi trebali", rekla je Scarola, čija tvrtka nudi usluge poslovnog savjetovanja i savjetovanja. "Oni troše puno vremena radeći stvari na kojima bi mogli platiti nešto puno niže plaće. Oni [također] nemaju kome odgovoriti. To jest, nemaju nikoga [iznad njih] da bi ih smatrao odgovornim. To je podložno napornom radu, ali ne [pametnom] radu."

Pa kako odlučiti koje zadatke trebate obaviti, a koje delegirati ili prenijeti? Poslovni lideri podijelili su svoja mišljenja o prioritizaciji i smišljanju onoga što je zaista dovoljno važno na što ćete potrošiti svoje vrijeme.

Rascjepljivanje odgovornosti

Ako ozbiljno shvaćate nepotrebne zadatke od svog dana, prvo što trebate učiniti je ugodno delegirati.

"Prije ili kasnije, svi zadaci koji nisu izričito delegirani završavaju na ploči vlasnika", rekao je Geoff Woo, direktor tvrtke Nootrobox za dodatak hranjivim sastojcima. "Postoji tona korporativnog vođenja kućnih poslova za otvaranje vrata, a da ne spominjemo nove inicijative potrebne za rast poslovanja. Budući da je na tanjuru toliko toga, lako je osjećati se kao [trčanje] na hrčku zadataka."

Hua je napomenuo da ste u mnogim slučajevima jedini koji ima čitav poslovni kontekst, a neke odluke mogu biti blokirane dok ne unesete svoj unos. Ali morate biti u mogućnosti vjerovati svom timu da razmišlja poput vas i naučiti kako komunicirati - ili čak prekomjerno komunicirati - međusobno kako bi se lopta kotrljala kad niste vi koji obavljate zadatak. To je osobito istinito ako znate da postoji nešto što druga osoba ima više stručnosti od vas, rekao je Hua.

Da biste pokrenuli ovaj postupak, morate identificirati što Scarola naziva aktivnostima platine - one za koje znate da biste trebali trošiti većinu svog vremena, a to možete činiti samo vi. Nakon što ste shvatili što apsolutno trebate učiniti, Scarola je savjetovala da napravite popis "da ne radite" kako bi vam pomogao da odlučite što trebate prenijeti na pouzdanog člana tima ili treću kompaniju.

"Započnite bilježiti ne-[bitne] aktivnosti na koje provodite vrijeme, " rekao je. "S vremenom ih možete početi predavati."

Allison Maslan, poslovni trener i serijski poduzetnik, rekla je da bilo koje zadatke koji uključuju mikro upravljanje (npr. Česte preglede učinka ili sastanke za ažuriranje statusa) treba uništiti, kao i bilo kakvu komunikaciju koja aktivno ne donosi novo poslovanje ili ne gradi veze koje pomoći tvrtki da raste. Umjesto toga, rekla je da vlasnici malih poduzeća moraju sebe smatrati većom tvrtkom, bez obzira na njihovu stvarnu veličinu, kako bi suzili zadatke "velike slike" poput novih poslovnih poziva, odnosa s javnošću i istraživanja trendova.

"Osnivač mora potrošiti vrijeme radeći na viziji tvrtke, izgradnji ključnih odnosa, rastući tim", rekao je Maslan. "Ako još uvijek pokušavaju učiniti sve da ostanu vitki … ili će brzo izgorjeti ili će se godinama vrtjeti na istoj razini."

Rješavanje svakodnevnih zadataka

Pitate se gdje započeti na vašem popisu obaveza ili kako to sve obaviti? Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da napredujete bez da se osjećate prenapučeno.

Napravite dnevni i tjedni plan. Poduzetnici koji kreiraju i drže se rasporeda su oni koji su u stanju postići najviše posla tijekom dana. Scarola vam je preporučila da napravite popis najvažnijih zadataka koje namjeravate obaviti cijeli tjedan svakog ponedjeljka ujutro. Odatle možete graditi dnevne planove i ispunjavati druge zadatke oko kritičnih.

"Nemojte samo početi čitati e-poštu i odgovarati na prekide kada uđete u ured", rekla je Scarola za Business News Daily. "Svakodnevno radite popis namjernih zadataka. [Kad se obvezujete na nešto, isključite vrijeme u kalendaru posebno za rad na tom zadatku."

Organizirajte svoj prostor. Organizacija i učinkovitost idu ruku pod ruku. Uzmite vremena da očistite bilo kakve fizičke i digitalne "nerede" u vašem radnom prostoru. Zatim se obvezajte da ćete ga zadržati na taj način kako biste uštedjeli vrijeme i frustraciju prilikom dovršavanja zadataka.

"Postoji stvarna veza između nečistoća u uklanjanju - iznutra i izvana - i [produktivnosti]", rekao je Maslan. "Na kraju krajeva, kako možete vratiti telefonski poziv ako ne možete pronaći informacije?"

Shvatite prijetnje vašem poslu (i ponašajte se u skladu s tim). Kad pokušavate prvo shvatiti koji zadatak zaslužuje vašu pažnju, Hua je preporučio da razmislite o svojim glavnim strateškim prijetnjama - to jest, zapitajte se što će najviše naštetiti vašem poslu ako ga odmah ne budete prihvatili.

"Kad je oko vas desetak požara, teško je odoljeti iskušenju da počnete udarati u najbliži plamen", rekao je Hua. "Ali … trebate se usredotočiti na glavne prijetnje, čak i ako ih još niste zapalili. Stalno podsjećam da se ne obazirem na milijune suboptimalnih problema oko mene kako bih bio siguran da naplaćujem u pravom smjeru."

Ograničite broj obveza "ključnih" po danu. Sada kada ste popis zadataka skratili na osnovne, možda se čini da vam svaka stavka na popisu mora biti glavni prioritet. Trik je u tome da prioritet dodijelite tom popisu i svedete na broj „obaveznih obaveza“na minimum. Woo je savjetovao da odaberete samo jedan zadatak koji se apsolutno mora obaviti dnevno.