Savjeti Za Uredsku Organizaciju Za Povećanje Produktivnosti

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-08-25 03:47

Koja je vaša najveća prepreka produktivnosti na poslu? Za neke ljude to je neprestano zujanje obavijesti o pametnim telefonima i e-mailova; za druge to ometa prekide od suradnika. No, za većinu radnika, jedna stvar koja im stoji na putu učinkovitosti je jednostavno ne biti u stanju brzo pronaći ono što im je potrebno za dovršavanje zadatka.

"Neorganiziranost košta vam vremena i novca, " rekla je Donna David, osnivačica organizacije koja se bavi konzultantskim tvrtkama Donna David and Co., "[ljudi] mogu provesti sate tražeći stvari u svom uredu i na svom računalu."

"Previše papira, tehnologije, e-mailova, telefonskih poziva, faksa itd. … može biti neodoljivo i ometati produktivnost, što onda utječe na druga područja vašeg života", dodao je John Rowley, poduzetnik i autor zdravlja i zdravstvenog zdravlja.

Iako je neuredan radni stol često znak neorganiziranosti, vaš fizički radni prostor nije jedino mjesto na kome se može skupiti nered. Jen Cohen-Crompton, stručnjakinja za produktivnost malih poduzeća i glavna urednica pružatelja poslovnog softvera i usluga Neat Company, vjeruje da se mnogi stručnjaci danas bore s „digitalnim čuvanjem“i dugo se drže datoteka, fotografija, e-maila i druge digitalne imovine nakon što su ispunili svoju svrhu. [Jednostavni načini da budu produktivniji]

"[Digitalni čuvari] često imaju mentalitet da se ne žele riješiti nečega što bi im moglo izaći iz ovog ili onog razloga", rekla je Cohen-Crompton za Business News Daily. "Oni mogu pregledati svoje dokumente s namjerom da se razdvoje, ali na kraju ih ne izbrišu jer misle:" A što ako mi jednog dana bude potrebno? " [ili] brinu se da bi izbrisana e-pošta mogla dovesti do problema u budućnosti kada trebaju dohvatiti određene informacije. U osnovi, drže se svojih digitalnih dokumenata jer dokumentu pridaju veće značenje nego što stvarno postoji."

Prepustiti se neredu znači trošiti manje vremena u potrazi za onim što vam treba, a samim tim možete poboljšati svoju učinkovitost na poslu. Ako želite razbiti svoje navike čuvanja - fizičke i digitalne - i postati organiziraniji i produktivniji, evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da započnete.

Za fizičke nerede

Brzo rješavajte papire. Rowley je savjetovao da se pridržava pravila "jednom dodirujući papire": Čim pregledate tiskani dokument, ili ga dokumentujte, bacite ga ili ga poduzmite kako biste umanjili nered. Isto pravilo možete primijeniti na pretinac pristigle pošte, rekao je.

Za datoteke s papirima poput faktura i potvrda koje je potrebno pohraniti neko vrijeme, David je preporučio skeniranje i pretvaranje u digitalne datoteke kako biste mogli uništiti i reciklirati fizičku kopiju i uštedjeti prostor na stolu.

Očistite svoj stol. Pobrinite se da na kraju radnog dana ništa ne ostane na vašem stolu, rekao je David. To znači da će vaš radni prostor biti čist i spreman za novi početak ujutro.

Napravi popis. Unatoč brojnim dostupnim aplikacijama za bilježenje i digitalnim kalendarima, mnogi profesionalci svoje organizacijske sposobnosti pripisuju staromodnom, rukom napisanom popisu zadataka. Umjesto da razni papiri budu razbacani po vašem stolu, jer ćete im se trebati obratiti tijekom dana, a zapisati ih na popis znači da te papire možete odložiti i iznijeti tek kad ste spremni riješiti se tog zadatka.

"Nešto je u stavljanju olovke na papir i pisanju spiska obaveza što vam pomaže da ostanete organizirani", rekla je Samantha Lambert, direktorica ljudskih resursa u agenciji za web dizajn Blue Fountain Media. "Imajući rukom napisan popis obaveza, sa svim zadacima kojima je prioritet određen brojem, moji se zadaci tog dana nikada ne izgube među svim ostalim stvarima koje se događaju na mom računalu tijekom dana. Postavljanje ručno napisanog popisa u jutro pomaže da se ocrta kako će izgledati dan i da vam bude jasnije na početku dana što treba učiniti."

Za digitalne nerede

Iskop neiskorištenih programa i datoteka. Baš kao i na vašoj fizičkoj radnoj površini, trebali biste nastojati održati virtualnu radnu površinu čistom i urednom, rekao je Cohen-Crompton. Deinstalirajte ili uklonite ikone za programe koje ne koristite i držite datoteke organizirane na temelju onoga što je najpotrebnije.

Stvorite učinkovit sustav arhiviranja datoteka i imena. S toliko mnogo tvrtki koje koriste alate za suradnju utemeljene na oblaku i rade s više verzija istog dokumenta, isplati se stvoriti timski sustav za imenovanje, pohranu i pristup tim digitalnim datotekama.

"Izmislite shemu imenovanja za vlastite datoteke ili, ako možete, za svoju organizaciju", rekao je Lambert. "Postavljanje strukture za način spremanja datoteka dugoročno će vam uštedjeti vrijeme dok pokušavate pristupiti dokumentu koji ste spremili prije nekoliko mjeseci.

Lambert je također preporučio upoznavanje sa svakom verzijom svakog spremljenog dokumenta, posebno kada ljudi vrše ažuriranja i izmjene. Izbjegavajte zbrku i čuvanje datoteka organiziranih prema određenom datumu unutar sheme imenovanja za vaše datoteke, rekla je.

Koristite tehnologiju u svoju korist. Na raspolaganju su bezbroj aplikacija i softverskih programa za ljude koji žele nabaviti svoje datoteke i dnevne popise obaveza po redu. Niste sigurni gdje započeti? Pogledajte najbolje ocjenjene aplikacije na svom mobilnom uređaju ili se raspitajte u uredu i društvenim krugovima kako biste saznali koje sve organizacije preporučuju. Ako tražite sustav upravljanja dokumentima na profesionalnoj razini, pogledajte popis najboljih izbora za Business News Daily.

Ostanite organizirani

Bez obzira na to jesu li vaša sredstva fizička ili digitalna, ključ za njihovo organiziranje (i zadržavanje) je učenje prepoznavanja onoga što je potrebno za vaš svakodnevni rad, a što nije, rekla je Cohen-Crompton. Savjetovala je provođenje revizije svega na vašem stolu i uređaja i razmatranje čemu zapravo služi svaka stavka ili datoteka.

"Otkrijte što je potrebno - i pobrinite se da je potrebno jasno definirate - i što može ići, a zatim se stvarno riješite stvari", rekla je Cohen-Crompton. "Procijenite svaki dokument. Odmah uklonite duplikate, riješite se zastarjelih stvari i izbrišite [datoteke] koje vam više ne služe."

Za digitalne datoteke arhiviranje može biti izvrsno rješenje za e-poštu ili dokumente koji vam trenutno ne trebaju, ali koji će vam trebati u skoroj budućnosti. Cohen-Crompton savjetovala je premještanje datoteka u arhivu kako bi ih se "vidjelo", što će stvoriti manje nereda u vašoj aktivnoj mapi za poštu i dokumente. David se složio, primjećujući da vaš digitalni sustav arhiviranja treba zrcaliti vaš sustav arhiviranja na papiru, s određenim mapama koje su po potrebi obojene u boji kako bi vam pomogli da brže pronađete arhivirane dokumente kada vam trebaju.

Na kraju, najbolje što možete učiniti je organizirati naviku da se bavite svime, čim nastane.

"Pročitajte je, a zatim odgovorite, izbrišite [ili] arhivu", rekao je Cohen-Crompton. "Bavljenje potencijalnim neredom na putu eliminira da se kasnije s tim suoči i pokušava ga odbaciti."