2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-05-24 11:14
Prosječni korisnik e-pošte provodi 2, 5 sata dnevno prošavši 147 poruka, pokazuju istraživanja. Upravljanje ovom gomilom poruka jedan je od glavnih problema modernog radnog mjesta. Ali postoje načini kako uštedjeti tonu vremena dajući pristiglu poštu proljećnim čišćenjem.
Alex Moore, izvršni direktor Baydina, nudi 10 savjeta kako dati svojoj pristigloj pošti dugogodišnje proljetno čišćenje koje zaslužuje. Njegova tvrtka razvija podsjetnike za popularne klijente e-pošte kao što su Outlook i Gmail koji omogućuju korisnicima da preuzmu kontrolu nad kada šalju i primaju e-poruke.
Tražite i naći ćete
Upotrijebite pretraživanje da biste pronašli određene e-poruke. To će trajati samo jednu trećinu vremena. Moderni klijenti e-pošte uključuju vrlo moćne mogućnosti pretraživanja - potrošiti 15 minuta učeći ih koristiti, a isplaćivat će dividende godinama.
Isključiti
Pokušajte isključiti obavijesti na računalu i telefonu. Svaki put kada dođe do obavijesti, vaš mozak vam traje više od minute da u potpunosti povrati koncentraciju.
Pretjerivanje mape
Nemojte se mučiti sa kompliciranim sustavima mapa - istraživanje pokazuje da je otkrivanje poruka znatno brže pomicanjem po popisu svih poruka koje ste ikada primili nego pretraživanjem "organiziranog" skupa mapa.
Vrijeme je sve
Šaljite poruke u optimalno vrijeme - obično neposredno prije posla ili tijekom ručka, a rijetko u kasno popodne. Poruka poslana u 7 sati ujutro gotovo je četiri puta veća od one poslane u 16 sati
Očistite nered
U pristigloj pošti ostavljajte samo poruke koje još trebaju vašu pažnju. Ostatak premjestite u jednu staru mapu pošte ili ih arhivirajte. Vaše će stare poruke i dalje biti moguće pretražiti i biće teže da e-poruke koje nisu "završene" upadaju u pukotine.
Kratkoća je duša duhovitosti
Pokušajte pisati kraće e-poruke. Iznenadit ćete se koliko dobro ljudi reagiraju na kratkovidnost u e-pošti. Dobra smjernica: pokušajte zadržati većinu svojih poruka (iako očito ne sve!) Ispod pet rečenica.
Sve je u blokiranju i rješavanju problema
Ako vam raspored dopušta, postavite određene vremenske okvire svakog dana kako biste upravljali svojom e-poštom. U tim vremenima prolazite kroz svoje e-poruke u serijama. Ali pokušajte to ne raditi prvo ujutro - želite započeti dan svojim najvažnijim poslom, a ne naizgled najnužnijim.
Imati sustav
Smislite sustav za odlaganje poruka na kasnije. Istraživanja pokazuju da više od jedne trećine svih poruka e-pošte sada ne treba pažnju, ali treba im kasnije kasnije. Neke opcije uključuju uslugu podsjetnika putem e-pošte koja može kasnije obratiti pažnju na vas.
Učini to lakšim
Ako šaljete e-poštu u kojoj tražite više od jednog, numerirajte svoje zahtjeve i stavite ih na vrh poruke kako biste olakšali primatelju da shvati što on / ona treba učiniti.
